Purchase requesition biasanya dibuat oleh Storekeeper atau departement yang bersangkutan yang berisi tentang permintaan pembelian barang-barang baik untuk store item ataupun direct purchase yang di tujukan kebagian purchasing
Cara membuat Purchase Requesition ( PR ) :
Tentukan jenis barang yang akan di request
Pisahkan barang barang berdasarkan jenisnya ( Food, Beverage, Material )
Tentukan stock on hand sesuai par stock
Tentukan Quantity atau jumlah barang yang di request
Jelaskan unit barang ( Pack, Kg, Can, Ream, Pcs, dsb )
Jelaskan harga terakhir pembelian serta supplier barang tsb
Tentukan waktu delivery ( urgent atau normal )
Lengkapi form PR dengan tanda tangan User atau si peminta barang dan HOD ybs
Setelah barang diterima dan di cek oleh bagian Receiving, selanjutnya tugas storekeeper untuk menyimpan barang-barang tersebut di store, untuk menjaga dan memudahkan pada saat keluar masuk barang maka diperlukan Prosedur Penyimpanan Barang yang benar :
Barang- barang disimpan di store berdasarkan jenisnya : Food, Beverage, Material
Penempatan barang harus berdasarkan sistem FIFO ( First In First Out ) artinya barang yang terlebih dahulu masuk harus disimpan dibagian depan atau dikeluarkan terlebih dahulu supaya tidak terjadi expire date
Pergunakan tempat khusus atau rak penyimpanan barang supaya terjaga dan rapi
Jarak anatara lantai dan rak harus terjaga sekitar 30 cm tingginya dan jarak antara rak dengan dinding sekitar 25 cm, supaya tidak terjadi kelembaban
Ruangan store harus bersuhu dingin supaya kualitas barang tidak cepat rusak
Store keeper dan Cost control harus mengecek semua barang secara periodik supaya tidak ada barang yang spoilege atau expire date
Frozen food : makanan yang disimpan secara frozen atau membeku dengan suhu < -18 c, yang termasuk makanan seperti ini yaitu daging, ayam, ikan serta makanan lainnya yang memerlukan pembekuan
Dairy goods food : Butter, yoghurt, milk, fresh eggs, cheese untuk makanan seperti ini di perlukan store yang mempunyai suhu < 15 c
Dry food : makanan kering seperti makanan kalengan, bumbu, atau bahan pembuat makanan, disimpan di store seperti biasa tapi di perlukan suhu udara yang sejuk supaya tidak cepat rusak
Fruit & vegetable: jenis makanan ini harus ditempatkan khusus supaya terjaga kebersihan dan kesegarannya maka di perlukan suhu yang dingin sekitar 0 - 4 c
Beverage store
Untuk semua item bevergae diperlukan suhu ruangan atau store yang sejuk supaya minuman tidak cepat rusak terutama minuman-minuman yang mengandung alkohol
Material store
Material store biasanya tidak diperlukan suhu yang khusus namun harus dijaga agar barang - barang material tidak berdebu atau lembab ( printing, office suplies, amanities,guest suplies ) dan untuk barang material seperti cleaning suplies dan chemical diperlukan store khusus supaya tidak menimbulkan kontaminasi udara
Tips supaya barang - barang di store tidak hilang dan terjaga kebersihannya :
Cek keluar masuk barang
Gunakan stock card untuk catatan keluar masuk barang
Cek Store requesition setiap hari
Tentukan hari / jam pengambilan barang untuk semua outlet
Cek MOD report atau Night manager report jika terjadi pengambilan barang pada saat malam hari
Bersihkan store setiap hari sebelum pulang
Simpan semua kunci store di safety box atau security
Berdoa dan serahkan semuanya kepada yang maha kuasa agar semuanya aman
Demikianlah prosedur dan Tips penyimpanan barang di store, semoga menjadi informasi yang bermanfaat bagi rekan - rekan semua, terima kasih........
