4 Cara Mengelola Food Inventory Hotel dan Restaurant

Sebagaimana seorang cost controller tentunya Anda akan selalu melakukan inventory baik untuk barang - barang Food, Beverage atau Material, yang biasa dilakukan secara harian, mingguan ataupun bulanan, sehubungan dengan hal itu maka pada kesempatan ini saya berikan 4 Cara Mengelola Food Inventory Hotel dan Restaurant hal ini sangat berguna sekali khususnya untuk perusahaan atau bisnis yang bergerak dibidang jasa penyediaan makanan seperti hotel dan restaurant 

Salah satu komponen yang paling penting  dalam  mengelola food inventory adalah melakukan penghitungan food cost yang dilakukan setiap akhir bulan yaitu dengan melakukan empat cara yang sangat penting untuk keberhasilan proses inventory supaya berjalan dengan baik, lalu apa saja  4 cara yang dimaksud tersebut...? 

1. Melakukan stock taking atau menghitung angka persedian

Langkah pertama ketika Anda melakukan stock taking ( menghitung persediaan ) adalah pastikan terlebih dahulu bahwa setiap barang  menggunakan stock card, tujuannya  untuk memudahkan  cara penghitungan inventory, dimana di dalam lembar stock card berisi nama produk, kode produk, minimum stock serta keterangan tempat masuk dan keluarnya  barang dari store lengkap dengan tgl/bulan/thn  berjalan.

Dengan menggunakan stock card maka setiap proses keluar masuknya barang akan tercatat sehingga sangat mudah buat Anda untuk menginventarisasi dan menghitung semua barang, sehingga akan diperoleh  angka persediaan akhir secara cepat, sehingga bisa dijadikan sebagai hasil inventory suatu produk.

Selanjutnya hasil stock taking dapat di input di system dan hasil akhirnya akan diketahui nilai selisih barang, apabila proses pencatatan keluar dan masuknya barang dilakukan dengan benar secara terus menerus  dan berkesinambungan maka tidak akan ditemukan selisih angka atau jumlah barang yang signifikan  dan apabila terjadi selisih jumlah ending inventory dengan system maka silahkan kembali cek form store requestion, stock card, internal transfer, data receiving report serta data supporting lainnya yang berhubungan dengan keluar dan masuknya barang

Setelah Anda selesai menjalankan stock taking ( mengambil data persediaan barang ) selanjutnya  pastikan semuanya  tidak ada lagi transaksi keluar masuknya barang / item pembelian yang masuk untuk semua produk, dan  Anda benar-benar harus memastikan semuanya, terus periksa satuan ukuran barang yang digunakan dalam  mengambil persediaan ( Kg, Pack , Sheet, Can dll. )  untuk memastikan bahwa benar satuan ukuran yang digunakan sehingga hal-hal yang diinventarisasi  memang dihitung berdasarkan beratnya, barang-barang yang dihitung. 

Setelah semua proses diatas selesai  sekarang saatnya untuk memasukkan jumlah atau data  ending inventory ke dalam sistem akuntansi perusahaan Anda ( Excel, VHP, Rhapsody, dsb ) sesuai dengan kondisi dan kebutuhan perusahaan Anda. 

2. Memverifikasi data - data credit to cost dan internal transfer
Seperti yang sudah di jelaskan sebelumnya bahwa Credit to Cost adalah biaya yang di kreditkan artinya  biaya yang dikeluarkan akan memotong cost of food karena tidak mendapatkan revenue, seperti apa saja biaya - biaya yang termasuk credit to cost :

• Employee Meal  : biaya yang dikeluarkan untuk makan para karyawan, semua bahan - bahan makanan yang dikelola dan disajikan kepada karyawan adalah bentuk dari pasilitas yang diberikan kepada para karywan oleh perusahaan, biayanya akan dibebankan kepada cost of meal, untuk itu pihak kitchen harus membuat form transfer sejumlah biaya yang dikeluarkan untuk makan para karyawan tsb.

• Officer Check : biasnya digunakan untuk para Head Of Departement dan General Manager yang  consume makanan atau minuman di outlet hotel  seperti pada saat menjalankan tugas  Manager On Duty ( MOD )    

• Entertainment Check :  Entertainment ini biasanya digunakan oleh para Sales marketing atau karyawan level manager untuk entertaint para klien bisnisnya, dengan tujuan supaya klien tsb mau menjalankan bisnis atau acaranya di hotel, biasanya para klien bisnis tsb diberikan fasilitas untuk consume makanan dan minuman di hotel tsb.

• Sosial activity dan Sport Activity : Sosial activity merupakan biaya - biaya yang dikeluarkan oleh perusaahan untuk kepentingan sosial, seperti buka puasa bersama dengan anak yatim piatu dan fakir miskin, sedangkan sport activity biasanya digunakan untuk acara kompetisi olah raga di lingkungan perusahaan. 

Semua biaya yang dikeluarkan tersebut yang menyangkut dengan makanan dan minuman harus dibuat form internal transfer oleh pihak kitchen atau F&B Department  dan Cost controller harus mengecek dan memghitung semua data yang di transfer dengan benar sehingga nantinya akan dijadikan untuk memotong biaya cost of food dalam laporan Journal Food Inventory.

3. Mengecek data biaya  Discount dan Promosi
Cost controller harus mengecek  biaya - biaya discount dan promosi yang sudah diberikan oleh pihak hotel kepada para tamu / konsumen hotel, seperti  discount of the month atau promosi - promosi yang bertujuan untuk meningkatkan penjualan  ( Buy 1 Get 1 ) dsb. 

4. Membuat laporan Journal Food Inventory 
Setelah semua data terkumpul dan sudah dihitung dengan benar maka langkah selanjutnya adalah membuat Laporan Journal Food Inventory yang biasanya dibuat secara perbulan dan hasilnya diberikan kepada departement head ( Chief accounting atau Financial Controller ) 

Demikianlah 4 Cara Mengelola Food Inventory Hotel  dan Restaurant, semoga bermanfaat bagi rekan - rekan Cost controller,  sehingga dengan ulasan singkat diatas tsb, bisa memberikan atau menambah wawasan dalam pekerjaan Anda.

   .