Sebagaimana seorang cost controller tentunya Anda akan selalu melakukan inventory baik untuk barang - barang Food, Beverage atau Material, yang biasa dilakukan secara harian, mingguan ataupun bulanan, sehubungan dengan hal itu maka pada kesempatan ini saya berikan 4 Cara Mengelola Food Inventory Hotel dan Restaurant hal ini sangat berguna sekali khususnya untuk perusahaan atau bisnis yang bergerak dibidang jasa penyediaan makanan seperti hotel dan restaurant
Salah satu komponen
yang paling penting dalam mengelola food inventory adalah melakukan penghitungan food cost yang dilakukan setiap akhir
bulan yaitu dengan melakukan empat cara yang sangat penting untuk keberhasilan
proses inventory supaya berjalan dengan baik, lalu apa saja 4 cara yang dimaksud tersebut...?
1. Melakukan stock taking atau menghitung angka persedian
Langkah pertama
ketika Anda melakukan stock taking ( menghitung persediaan ) adalah pastikan terlebih dahulu bahwa
setiap barang menggunakan stock
card, tujuannya untuk memudahkan cara penghitungan inventory, dimana di dalam
lembar stock card berisi nama produk, kode produk, minimum stock serta keterangan tempat masuk dan keluarnya barang dari
store lengkap dengan tgl/bulan/thn
berjalan.
Dengan menggunakan
stock card maka setiap proses keluar masuknya barang akan tercatat sehingga
sangat mudah buat Anda untuk menginventarisasi dan menghitung semua barang, sehingga akan diperoleh angka persediaan akhir secara cepat, sehingga bisa dijadikan sebagai hasil inventory
suatu produk.
Selanjutnya hasil
stock taking dapat di input di system dan hasil akhirnya akan diketahui nilai
selisih barang, apabila proses pencatatan keluar dan masuknya barang dilakukan
dengan benar secara terus menerus dan
berkesinambungan maka tidak akan ditemukan selisih angka atau jumlah barang
yang signifikan dan apabila terjadi
selisih jumlah ending inventory dengan system maka silahkan kembali cek form
store requestion, stock card, internal transfer, data receiving report serta
data supporting lainnya yang berhubungan dengan keluar dan masuknya barang
Setelah Anda selesai menjalankan stock taking ( mengambil data persediaan barang ) selanjutnya pastikan semuanya tidak ada lagi transaksi keluar masuknya barang / item pembelian yang masuk untuk semua produk, dan Anda benar-benar harus memastikan semuanya, terus periksa satuan ukuran barang yang digunakan dalam mengambil persediaan ( Kg, Pack , Sheet, Can dll. ) untuk memastikan bahwa benar satuan ukuran yang digunakan sehingga hal-hal yang diinventarisasi memang dihitung berdasarkan beratnya, barang-barang yang dihitung.
Setelah semua proses diatas selesai sekarang saatnya untuk memasukkan jumlah atau data ending inventory ke dalam sistem akuntansi perusahaan Anda ( Excel, VHP, Rhapsody, dsb ) sesuai dengan kondisi dan kebutuhan perusahaan Anda.
2. Memverifikasi data - data credit to cost dan internal transfer
Seperti yang sudah di jelaskan sebelumnya bahwa Credit to Cost adalah biaya yang di kreditkan artinya biaya yang dikeluarkan akan memotong cost of food karena tidak mendapatkan revenue, seperti apa saja biaya - biaya yang termasuk credit to cost :
3. Mengecek data biaya Discount dan Promosi
Cost controller harus mengecek biaya - biaya discount dan promosi yang sudah diberikan oleh pihak hotel kepada para tamu / konsumen hotel, seperti discount of the month atau promosi - promosi yang bertujuan untuk meningkatkan penjualan ( Buy 1 Get 1 ) dsb.
Seperti yang sudah di jelaskan sebelumnya bahwa Credit to Cost adalah biaya yang di kreditkan artinya biaya yang dikeluarkan akan memotong cost of food karena tidak mendapatkan revenue, seperti apa saja biaya - biaya yang termasuk credit to cost :
- Employee Meal : biaya yang dikeluarkan untuk makan para karyawan, semua bahan - bahan makanan yang dikelola dan disajikan kepada karyawan adalah bentuk dari pasilitas yang diberikan kepada para karywan oleh perusahaan, biayanya akan dibebankan kepada cost of meal, untuk itu pihak kitchen harus membuat form transfer sejumlah biaya yang dikeluarkan untuk makan para karyawan tsb.
- Officer Check : biasnya digunakan untuk para Head Of Departement dan General Manager yang consume makanan atau minuman di outlet hotel seperti pada saat menjalankan tugas Manager On Duty ( MOD )
- Entertainment Check : Entertainment ini biasanya digunakan oleh para Sales marketing atau karyawan level manager untuk entertaint para klien bisnisnya, dengan tujuan supaya klien tsb mau menjalankan bisnis atau acaranya di hotel, biasanya para klien bisnis tsb diberikan fasilitas untuk consume makanan dan minuman di hotel tsb.
- Sosial activity dan Sport Activity : Sosial activity merupakan biaya - biaya yang dikeluarkan oleh perusaahan untuk kepentingan sosial, seperti buka puasa bersama dengan anak yatim piatu dan fakir miskin, sedangkan sport activity biasanya digunakan untuk acara kompetisi olah raga di lingkungan perusahaan.
Semua biaya yang dikeluarkan tersebut yang menyangkut dengan makanan dan minuman harus dibuat form internal transfer oleh pihak kitchen atau F&B Department dan Cost controller harus mengecek dan memghitung semua data yang di transfer dengan benar sehingga nantinya akan dijadikan untuk memotong biaya cost of food dalam laporan Journal Food Inventory.
3. Mengecek data biaya Discount dan Promosi
Cost controller harus mengecek biaya - biaya discount dan promosi yang sudah diberikan oleh pihak hotel kepada para tamu / konsumen hotel, seperti discount of the month atau promosi - promosi yang bertujuan untuk meningkatkan penjualan ( Buy 1 Get 1 ) dsb.
4. Membuat laporan Journal Food Inventory
Setelah semua data terkumpul dan sudah dihitung dengan benar maka langkah selanjutnya adalah membuat Laporan Journal Food Inventory yang biasanya dibuat secara perbulan dan hasilnya diberikan kepada departement head ( Chief accounting atau Financial Controller )
Demikianlah 4 Cara Mengelola Food Inventory Hotel dan Restaurant, semoga bermanfaat bagi rekan - rekan Cost controller, sehingga dengan ulasan singkat diatas tsb, bisa memberikan atau menambah wawasan dalam pekerjaan Anda.
Setelah semua data terkumpul dan sudah dihitung dengan benar maka langkah selanjutnya adalah membuat Laporan Journal Food Inventory yang biasanya dibuat secara perbulan dan hasilnya diberikan kepada departement head ( Chief accounting atau Financial Controller )
Demikianlah 4 Cara Mengelola Food Inventory Hotel dan Restaurant, semoga bermanfaat bagi rekan - rekan Cost controller, sehingga dengan ulasan singkat diatas tsb, bisa memberikan atau menambah wawasan dalam pekerjaan Anda.
.
