Cost Control Hotel Pre Opening

Cost Control Job Description

Setelah sebelumnya saya membahas tentang ( Receiving,Storekeeper,Purchasing Hotel Pre Opening ) sekarang tiba waktunya untuk membahas tentang bagian utama dari pembahasan ini yaitu : Cost Control Hotel Pre Opening, dimana semua yang sudah dijelaskan sebelumnya adalah bagian   dari tugas atau job description dari cost control. 

Berikut adalah ulasan dari Cost control Job description :

• Memimpin dan mengawasi tugas dan tanggung jawab dari Receiving dan Storekeeper ( Supervise Receiving & Storekeeper  )
• Mengontrol, Menghitung dan Menekan semua biaya operasional dari perusahaan  
• Membuat Laporan Cost control  ( Daily Flash Cost Report )
• Bekerja sama dengan bagian purchasing dalam mengontrol harga dari supplier
• Mampu bekerja sama dengan departement lain dalam rangka fungsi control manajemen
• Menjalankan Stock take atau inventory setiap akhir bulan
• Membuat laporan cost control / Cost control journal report untuk keperluan Financial controller 

Cost Control Management 

Cost control manajemen atau cara mengatur dan mengontrol biaya merupakan cara bagaimana supaya semua biaya di kontrol dengan benar sesuai dengan standar operasional yang sudah ditetapkan agar tidak terjadi over cost budget, maka untuk itu diperlukan cara - cara sbb :

• Hitung dan control semua biaya pemakaian operasional perusahaan
• Cek Pemakaian / Consumption dari setiap departemen    
• Kalkulasikan setiap biaya yang digunakan dengan pendapatan / revenue yang diterima
• Buat laporan daily flash cost ( laporan Cost harian ) guna mengetahui  pemakaian total biaya lebih cepat
• Bekerja sama dengan  departemen terkait dalam hal menekan biaya pemakaian
• Tetapkan cost allocation sesuai dengan Standar Chart Of Account ( COA ) yang sudah di tetapakan 
• Tetapkan Cost of Good Sold ( COGS ) dari setiap produk yang akan dijual
• Menjalankan Inventory sebagai fungsi control dari  perusahaan 
• Buat journal laporan cost control setiap bulan  untuk mengetahui Profit and Lost ( P&L )

Inventory Cost Control

Kegiatan penghitungan stock atau Inventory bisa dijalankan oleh seorang cost control secara periodik, bisa berupa harian, mingguan atau bulanan,  alangkah baiknya bisa dilakukan secara terjadwal  sesuai dengan kebutuhan dan kondisi dari perusahaan. karena proses pengecekan yang dilakukan oleh cost control di general store atau outlet store merupakan fungsi dari Inventroy control.

Proses Inventory cost control  ini berfungsi untuk  :

1. Mengetahui Stock barang yang tersedia 
2. Mengetahui Total pemakaian barang
3. Mengetahui barang - barang yang rusak atau hilang
4. Mengetahui barang yang tidak terpakai atau slow moving
5. Mengontrol dan menekan biaya 

Inventory cost control bisa dijalankan dengan melalui sistem yang sudah disediakan oleh perusahaan atau juga melalui sistem manual sesuai dengan kondisi perusahaan masing - masing. 

Purchasing Hotel Pre Opening

Purchasing Jobs

Purchasing merupakan bagian penting dalam sebuah bisnis atau usaha hospitality atau jasa Hotel & Restaurant, karena perannya sangat dibutuhkan untuk pembelian dan pengadaan barang-barang semua kebutuhan perusahaan supaya semua operasional berjalan dengan baik.

Job description dari purchasing adalah :

• Mencari dan Menentukan supplier yang berkualitas
• Membeli dan menjalankan proses pengadaan barang untuk keperluan perusahaan
• Melakukan negosiasi atau kontrak harga dengan para supplier
• Membuat Purchase Order ( PO )
• Maintaint semua kebutuhan perusahaan

Purchase Order

Salah satu jobs description purchasing adalah membuat purchase order yaitu membuat dokumen pembelian barang yang di pesan oleh bagian Store atau departement lain, untuk di jadikan sebagai alat bukti order barang yang syah yang akan di berikan kepada supplier sebagai bukti pemesanan atau pembelian barang

Hal - Hal  yang harus diperhatikan  dalam pembuatan Purchase Order ( PO )

• Tanggal pembuatan PO
• Harus berisi nama barang,jumlah dan  quantity serta harga barang yang benar
• Alamat serta kontak person dari supplier harus jelas
• Term of Payment ( jangka waktu pembayaran ) harus jelas ( 2 minggu ,1 Bulan atau  3 Bulan )
• Harus mencantumkan maksimal 3 vendor supplier dari masing-masing barang yang akan di order
• Harus dilengkapi dengan tanda tangan dari Purchasing, Head Of Department  ( HOD ) yang bersangkutan, Financial Controller serta General Manager   

Purchasing Power

Seperti dijelaskan diatas bahwa bagian purchasing merupakan bagian yang sangat penting dalan sebuah perusahaan karena berawal dari purchasing inilah semua biaya- biaya pembelian barang dapat dikendalikan yaitu dengan cara mempunyai kekuatan tawar menawar yang kuat ( Bargainning Power ) dengan para supplier sehingga pihak perusahaan tidak di rugikan, untuk itu seorang purchasing harus mempunyai kontrak harga atau price list dari para supplier.

Purchasing System

Sistem yang biasa digunakan oleh bagian purchasing dalam penginputan data atau pembuatan PO hampir sama dengan sistem yang biasa digunakan bagian lainnya di departement Accounting,  semua tergantung dari vendor pengelola sistem yang akan di pergunakan oleh pihak perusahaan ( VHP, Rhapsaody, dsb )

Software Purchasing 

Banyak Software  purchasing yang digunakan oleh berbagai perusahaan dari yang sistematis hingga yang manual semua tergantung biaya  yang digunakan dan kebutuhan perusahaan, untuk perusahaan kelas atas atau menengah tentunya sangat perlu sekali mempunyai sistem atau software yang berkualitas  meskipun harganya mahal tidak masalah, tetapi untuk perusahaan kecil atau perseorangan tentunya  sangat berat bila membeli atau kontrak dengan vendor  yang menjual sistem yang berkualitas tadi karena tidak sebanding dengan pendapatan yang diperoleh, untuk itu perlu sekali menggunakan sistem manual yang berbasis Manual Inventory Excel yang dapat mencatat data pembelian barang, penghitungan serta inventory barang dan juga menyajikan  journal cost setiap akhir bulan ( khusus untuk penghitungan Food & Beverage ) 

Demikian penjelasan singkat dari saya tentang Purchasing Hotel Pre Opening, mudah-mudah dapat menambah wawasan Anda semua dalam belajar Accounting perhotelan atau yang sedang bekerja di perusahaan jasa perhotelan  dan juga para pengusaha yang berencana membuka perusahaan jasa Hotel & Restaurant, semoga bermanfaat dan terima kasih......