Penyusunan budget di hotel, sebagaimana layaknya di perusahaan lain dilakukan pada tahun sebelumnya dilaksanakan operasional, penyusunan budget di hotel melibatkan semua departemen yang dikoordinir oleh bagian akunting
Sebaiknya budget disusun minimal tiga bulan sebelum akhir tahun, karena penyusunannya memerlukan pertimbangan dan masukan dari banyak pihak, sehingga memerlukan waktu dalam proses penyusunannya.
Budget per departemen biasanya didukung oleh informasi detail yang dikumpulkan dalam proses penyiapan budget dan dicatat di lembar kerja dan lembar ringkasan. dokumen-dokumen ini harus disimpan untuk menyediakan catatan yang berisi alasan-alasan yang melatarbelakangi pembuatan keputusan dalam penyiapan budget per departemen
1. Penyusunan anggaran pendapatan di Departemen Front Office (FO)
Ada beberapa hal yang dijadikan dasar untuk melakukan prediksi penjualan yang secara garis besar dapat dibedakan menjadi dua hal yaitu informasi yang bersifat makro dan informasi yang bersifat mikro.
Informasi yang bersifat makro antara lain:
• Kondisi perekonomian, baik regional maupun internasional
• Tingkat promosi yang dilakukan baik secara organisasional
• Kondisi para pesaing
• Jumlah kunjungan wisatawan
• Musim
• Event yang memerlukan akomodasi dalam jumlah yang tinggi
Sedangkan untuk informasi yang bersifat mikro meliputi:
• Jumlah kamar hotel
• Promosi individu
• Kebijakan hotel
• Harga
Jumlah kamar yang dimiliki hotel merupakan dasar awal dalam menentukan jumlah kamar yang diperkirakan akan mampu dijual, adapun jumlah kamar di hotel terdiri dari berbagai jenis seperti standar, deluxe, suite room, dan sebagainya.
Langkah berikutnya adalah memastikan jumlah kamar yang siap untuk dijual (room available), hal ini dikarenakan tidak semua kamar yang ada di hotel siap untuk dijual,berdasarkan informasi tersebut, kemudian ditentukan jumlah kamar yang diperkirakan mampu untuk dijual (room occupancy) yang berisikan penjelasan tentang isian orang dari masing-masing kamar tersebut.
Setelah mengetahui jumlah kamar serta jumlah orang yang menginap, barulah ditentukan harga dari masing-masing kamar tersebut sehingga diperoleh perencanaan penjualan kamar.
2.Penyusunan anggaran di departemen food and beverage (F&B)
Departemen F&B, berdasarkan informasi isian kamar akan merencanakan penjualan F&B. Informasi penjualan kamar sangat penting terutama untuk memprediksi penjualan F&B yang bersumber dari tamu hotel.
Dalam hal ini, departemen F&B juga memerlukan informasi tentang asal tamu yang menginap di hotel berkaitan dengan jenis makanan yang harus disiapkan, disamping itu, departemen F&B juga akan membuat prediksi tentang rencana penjualan yang bersumber dari tamu di luar hotel serta menyusun rencana biaya operasional di departemennya.
3.Penyusunan anggaran di departemen house keeping (HK)
Departemen HK berdasarkan neraca penjualan kamar serta F&B akan membuat perencanaan untuk mendukung penjualan tersebut,segala sesuatu yang direncanakan tidak terlepas dari isian kamar tersebut selanjutnya departemen HK juga akan membuat perencanaan yang berkaitan dengan operasional di departemennya.
4.Penyusunan anggaran di departemen energi dan pemeliharaan ( POMEC / Engineering )
Departemen Engineering, berdasarkan tingkat hunian kamar akan membuat perencanaan yang berkaitan dengan pengadaan barang untuk mendukung isian kamar serta event yang akan dilaksanakan di hotel, termasuk di dalamnya merencanakan perbaikan atau pemeliharaan serta peremajaan yang diperlukan.
Berkaitan dengan efisiensi energi, Engineering akan merencakan pengaturan tenaga listrik baik yang bersumber dari PLN maupun melalui mesin generator dan juga akan membuat perencanaan yang berkaitan dengan operasional di departemennya.
5.Penyusunan anggaran di departemen personalia
Departemen personalia merupakan depatemen yang mempersiapkan segala aktivitas kepegawaian yang berkaitan dengan kelancaran operasional perusahaan, dalam hal ini informasi isian kamar hotel sangat dibutuhkan dalam upaya untuk mengefisiensikan biaya tenaga kerja.
Informasi isian kamar sangat dibutuhkan dalam menentukan jumlah karyawan yang harus dipekerjakan pada suatu periode karena operasional hotel dapat didukung tidak hanya oleh karyawan hotel tersebut, tetapi juga dapat dipadukan dengan karyawan training yang merupakan tenaga kerja yang sangat murah.
Informasi isian kamar sangat berkaitan dengan kebijakan cuti, lembur karyawan serta kapan dibutuhkannya tenaga untuk ekstern / lembur
6.Penyusunan anggaran di departemen Akunting
Departemen akunting disamping menyusun anggaran di departemennya, juga menjadi koordinator dari penyusunan anggaran secara keseluruhan, semua departemen yang telah menyusun anggarannya secara individu akan mengumpulkannya di departemen akunting.
Semua anggaran individual tersebut direkapitulasi di departemen akunting untuk selanjutnya dilakukan penggabungan berdasarkan kemampuan keuangan perusahaan serta kelancaran operasional,
Departemen akunting akan mengkoordinasikan dengan semua departemen terkait untuk selanjutnya ditentukan skala prioritasnya. dalam koordinasi tersebut tidak tertutup kemungkinan untuk dilakukan pemangkasan atau perubahan periode anggaran dari masing-masing departemen.
KONSOLIDASI BUDGET PER DEPARTEMEN
Budget per departemen yang lengkap diberikan ke departemen akunting yang kemungkinan akan di review untuk keakuratan dan kelengkapannya, akunting juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua formulir dan dokumen lainya yang menyertai budget per departemen sudah lengkap.
Persiapan Pembuatan Laporan Budget Hotel Oleh General Manager >>>>>> Next.....
Persiapan Pembuatan Laporan Budget Hotel Oleh General Manager >>>>>> Next.....
