5 Cara Koreksi Inventory Untuk Hotel

Proses Inventory

Prepare Inventory

Kegiatan rutin sebagai cost control pada saat akhir bulan adalah menjalankan Inventory, tahapan proses inventory yang biasa di lakukan untuk Perusahaan jasa perhotelan  adalah sbb :

1.Tentukan terlebih dahulu area store dan outlet yang akan di inventory ( Food store, Beverage Store, General store ) serta store - store yang ada di outlet  yang terkait dengan proses inventory seperti : Kitchen, Housekeeping, Laundry dan Engineering

2.Menyediakan form blank  /  formulir kosong yang berisi daftar nama barang - barang yang akan di inventory dengan Quantity yang di kosongkan yang datanya diambil dari system sesuai dengan produk barang masing - masing

3. Pada saat proses inventory berlangsung schedule pengambilan barang ( Store Requestion ) di tiadakan supaya tidak mengganggu jalannya penghitungan barang ( Inventory )

4. Setelah proses inventory di lakukan dan di sudah di peroleh hasil datanya maka selanjutnya di posting di system.

Inventory Control

5 Cara Koreksi Inventory 

Berdasarkan pengalaman yang saya alami pada saat menjalankan proses inventory selalu terjadi kesalahan - kesalahan yang menghambat jalannya inventory, biasanya kesalahan tersebut di sebabkan oleh dua faktor yaitu faktor yang terjadi sebelum inventory misalnya :

• Storekeeper salah posting di stock card dan di system pada saat proses keluar masuk barang
• Storekeeper salah posting penghitungan atau  penjumlahan barang di stock card
• Receiving Salah posting di Daily Receiving Report  

Dan Faktor yang terjadi setelah Inventory misalnya :

• Posting Daily Receiving Report dan Store Requestion setelah proses inventory  
• Posting alokasi barang ( Chart Of Account ) yang salah pada saat input hasil invntory ke system 
• Hasil rekonsel inventory yang salah antara Begining + Purchase - Consume = Ending

Dari kedua faktor di atas kita bisa simpulkan bahwa kesalahan - kesalahan hasil inventory tersebut bisa di koreksi dengan benar asalkan kita mengetahui caranya, yaitu sbb :

Ada 5 Cara Koreksi Inventory untuk perusahaan jasa Perhotelan :

1. Pastikan storekeeper input keluar masuk barang  di stock card secara daily dengan benar yaitu  dengan cara Cost control mengecek store secara terjadwal dan pastikan fisik barang dan data di stock card serta di system balance, sehingga apabila ada kesalahan bisa langsung di koreksi  
2. Sebelum Inventory pastikan dan cek kembali data pembelian barang ( Nama, jenis dan Quantity barang ) di  Daily Receiving record yang di posting oleh Receiving harus benar sesuai dengan Purchase Requestion dan Purchase Order dan apabila ada kesalahan bisa di koreksi atau di Return to Vendor ( di kembalikan ke Vendor ) dan di ganti dengan yang benar
3. Pastikan kepada Storekeeper  dan Receiving supaya tidak melakukan posting keluar masuk barang pada saat proses inventory oleh Cost control, apabila ada  keperluan yang bersipat urgent dari Outlet atau Departement yang bersangkutan untuk request barang segera informasikan ke Cost Control  supaya data inventory bisa di revisi
4. Pada saat Cost Control input data hasil inventory ke system pastikan Alokasi barang / Chart Of Account ( COA ) harus benar supaya tidak ada kesalahan di General Ledger, usahakan Cost Control menghapal atau mempunyai daftar COA
5. Yang terakhir pastikan kembali data rekonsel barang harus benar antara data awal + Pembelian di kurangi Pemakian dan hasil akhir data barang ( Ending Store ) harus balance jangan sampai terjadi data ending store  minus   

5 Cara Koreksi Inventory ini bisa di lakukan oleh Cost control beserta Storekeeper dan Receiving secara kontinue supaya pada saat proses inventory berlangsung semuanya berjalan dengan mudah, cepat dan benar.

Semoga kontent tentang 5 Cara Koreksi Inventory untuk Hotel ini bermanfaat bagi rekan - rekan Cost Control yang mengalami masalah pada saat inventory berlangsung dan setelah membaca blog ini Anda bisa mengoreksi kesalahan - kesalahan yang terjadi pada saat inventory sehingga hasilnya menjadi benar

Baca Juga cara belajar System Inventroy Excel

Sukses bagi Anda yang mau belajar.....Thankss....

Cara Pemesanan dan Pembelian Barang Untuk Hotel

Cara Membuat Purchase Requestion dan Purchase Order

Setelah kita menjalankan inventory akhir bulan, saya harap semoga hasil inventorynya memuaskan, mudah-mudahan  kita bisa meminimalisir kesalahan  dengan cara yang sudah saya jelaskan di konten blog sebelumnya yaitu 5 Cara Koreksi Inventory Untuk Hotel, untuk selanjutnya kita akan membahas prosedur atau Cara Pemesanan dan Pembelian Barang Untuk Hotel, karena biasanya setelah inventory, Stock barang  di store banyak yang kosong  untuk itu  harus segera di order kembali supaya operasional perusahaan bisa  tetap berjalan dengan baik.

Prosedur Pembelian barang untuk perusahaan jasa perhotelan mungkin hampir sama dengan perusahaan lainnya, tetapi yang membedakan disini adalah proses pengajuan dan pembuatannya yang agak berbeda, pada judul sebelumnya saya sudah membahas tentang Prosedur Pemesanan dan Pembelian Barang,  yang menjelaskan tentang cara pembelian barang mulai dari pembuatan Purchase requestion sampai menjadi  Purchase Order.

Pada kesemapatan kali ini, akan dibahas tentang cara - cara atau prosedur pengajuan pembelian barang untuk memenuhi kebutuhan hotel baik secara langsung ( direct order ) atau pemeblian barang - barang yang disimpan di store ( Store item ) yang mungkin belum di ketahui banyak oleh rekan - rekan Store keeper, Cost control atau Purchasing yang masih baru.

Baiklah kita jelaskan prosedur atau cara membuat Purchase Requestion ( PR )  di bawah ini :

1.Menentukan Jenis Barang

Kita kelompokan  barang barang kebutuhan hotel sesuain dengan jenisnya :

• Material supply ( Produk- Produk Material termasuk Engineering supply ) :
• Food Supply ( Fruits & Vegetable, Groceries, Meat, fish, poultry, Dairy Product  dsb )
• Beverage supply  ( Mineral water , Soft drink, Beer & Alcohol )

2. Siapa saja yang bisa mengajukan atau Membuat Purchase Requestion ( PR )

   

Storekeeper  : sesuai dengan job desc nya seorang store keeper harus mampu mengatur stock barang yang ada di store ( Food, Beverage & Material ) sehingga jika stock barang kosong, storekeeper bisa mengajukan Form Purchase Requestion ( PR ) kepada Purchasing dengan terlebih dahulu di setujui oleh Cost Controller atau Financial Controller

Outlet /  Departement : Selain Storekeeper, Outlet atau departement lain juga bisa mengajukan Purchase Requestion yang tentunya barang yang di order adalah barang yang bersipat direct order  ( langsung )  sesuai dengan kebutuhan depertemen mereka

Contoh Formulir Purchase Requestion

Purchase Requestion Form

Prosedur atau Cara Pembuatan Purchase Order ( PO )
Setelah selesai pembuatan purchase requestion yang tentunya sudah di setujui oleh dept head masing -masing  maka selanjutnya di serahkan ke bagian purchasing untuk di tindak lanjuti yang nantinya form tersebut akan di buat menjadi Sebuah Form Purchase Order.

Ada beberapa hal yang harus di lakukan oleh bagian purcahsing sebelum menjadikan PR menjadi sebuah PO, yaitu :

• Mengecek harga barang di pasaran
• Menentukan Supplier yang berkualitas ( minimal 3 Supplier ) sebagai perbandingan 
• Menetapkan harga beli yang kompetitif  
• Memastikan barang datang tepat waktu

Setelah proses tersebut diatas selesai baru purchasing membuat Form Purcahse Order  dan selanjutnya diserahkan kepada Financial Controller dan General Manager untuk di Approvel, selanjutnya PO di fax atau di email kepada supplier terpilih serta di follow up terus sampai barang datang tepat waktu.

Contoh Form Purchase Order

Purchase Order Form

Selain dari Purchase requestion dan Purchase Order, Cara Pemesanan dan Pembelian Barang Untuk Hotel, bisa  juga melalui pembuatan Market List Order, yang membedakan hanya pada jenis barang yang diorder.

Market list order digunakan untuk pembelian barang - barang direct yang costnya langsung di bebankan ke outlet ybs. biasanya di gunakan oleh bagian kitchen untuk order barang - barang direct food seperti sayur - sayuran dan buah-buahan, dsb.

Demikianlah Cara Pemesanan dan Pembelian Barang Untuk Hotel, semoga bermanfaat dan bisa menambah pengetahuan Anda.