Fungsi Template Daily Flash Cost Report

Baiklah selanjutnya saya akan membahas tentang Fungsi Template Daily flash Cost Report  yang sudah dijelaskan pada konten sebelumnya yang berjudul Template Daily Flash Cost Report, dan  pada kesempatan ini saya coba review ulang fungsinya supaya Anda bisa lebih jelas lagi :

1. Template Daily Flash Cost Report 

Fungsi dari template ini adalah sebagai halaman depan untuk menampilkan hasil penghitungan cost harian Anda, dan data yang ada di template inilah yang bisa Anda Share kepada GM,Financial Controller, F&B Manager, Executive Chef dan HOD lainnya yang membutuhkan informasi dari Daily Flash Cost Report ini,

Gambar : Template Daily Flash Cost 

2. Data Center Outlet 

Data Center Outlet ini merupakan bagian utama tempat penghitungan atau pembuatan Daily Flash Cost  yang berfungsi untuk menghitung dan mengontrol semua transaksi biaya Food & Beverage dari seluruh outlet di perusahaan Anda ( Hotel & Restaurant )

Gambar : Data Center Outlet

3. Food & Beverage Reconciliation

Fungsi dari halaman atau format Food & Beverage Reconciliation adalah untuk membuat laporan transaksi food & beverage dari data daily flash cost yang sudah direkonsel menjadi laporan yang sudah jadi ( finish ) dan siap di laporkan ke Financial Controller, sebagai bagian dari  laporan Profit & Lost ( P&L )

Gambar : Food & Beverage Reconciliation

4. Food & Beverage Daily Inventory

Fungsi dari halaman ini adalah untuk digunakan sebagai bahan penghitungan Daily Inventory Report, dengan format yang hampir sama dengan F&B Rekonsel, format dari daily inventroy repot ini tinggal ditambahkan saja penghitungan beginning inventory dan ending inventory harian maka akan menjadi laporan  daily inventory yang lengkap dan bisa cost control gunakan untuk melakukan inventory harian di perusahaannya.

Gambar : Food & Beverage Daily Inventory

Demikianlah penjelasan dari beberapa fungsi yang ada pada Template Daily Flash Cost Report Excel ini, mudah - mudahan dapat menjadi tambahan informasi dan bermanfaat buat Anda, khususnya rekan - rekan cost control dimanapun berada.

Sekali lagi sikapilah semua kejadian yang terjadi pada karier pekerjaan dan hidup Anda dengan sikap positif  dan Berbaik Sangkalah Pada Setiap Kejadian Maka Hidup Anda Akan Bahagia, Amiiin...., Selamat beraktifitas dan sukses selalu...!   

   

5 Cara Koreksi Inventory Untuk Hotel

Proses Inventory

Prepare Inventory

Kegiatan rutin sebagai cost control pada saat akhir bulan adalah menjalankan Inventory, tahapan proses inventory yang biasa di lakukan untuk Perusahaan jasa perhotelan  adalah sbb :

1.Tentukan terlebih dahulu area store dan outlet yang akan di inventory ( Food store, Beverage Store, General store ) serta store - store yang ada di outlet  yang terkait dengan proses inventory seperti : Kitchen, Housekeeping, Laundry dan Engineering

2.Menyediakan form blank  /  formulir kosong yang berisi daftar nama barang - barang yang akan di inventory dengan Quantity yang di kosongkan yang datanya diambil dari system sesuai dengan produk barang masing - masing

3. Pada saat proses inventory berlangsung schedule pengambilan barang ( Store Requestion ) di tiadakan supaya tidak mengganggu jalannya penghitungan barang ( Inventory )

4. Setelah proses inventory di lakukan dan di sudah di peroleh hasil datanya maka selanjutnya di posting di system.

Inventory Control

5 Cara Koreksi Inventory 

Berdasarkan pengalaman yang saya alami pada saat menjalankan proses inventory selalu terjadi kesalahan - kesalahan yang menghambat jalannya inventory, biasanya kesalahan tersebut di sebabkan oleh dua faktor yaitu faktor yang terjadi sebelum inventory misalnya :

• Storekeeper salah posting di stock card dan di system pada saat proses keluar masuk barang
• Storekeeper salah posting penghitungan atau  penjumlahan barang di stock card
• Receiving Salah posting di Daily Receiving Report  

Dan Faktor yang terjadi setelah Inventory misalnya :

• Posting Daily Receiving Report dan Store Requestion setelah proses inventory  
• Posting alokasi barang ( Chart Of Account ) yang salah pada saat input hasil invntory ke system 
• Hasil rekonsel inventory yang salah antara Begining + Purchase - Consume = Ending

Dari kedua faktor di atas kita bisa simpulkan bahwa kesalahan - kesalahan hasil inventory tersebut bisa di koreksi dengan benar asalkan kita mengetahui caranya, yaitu sbb :

Ada 5 Cara Koreksi Inventory untuk perusahaan jasa Perhotelan :

1. Pastikan storekeeper input keluar masuk barang  di stock card secara daily dengan benar yaitu  dengan cara Cost control mengecek store secara terjadwal dan pastikan fisik barang dan data di stock card serta di system balance, sehingga apabila ada kesalahan bisa langsung di koreksi  
2. Sebelum Inventory pastikan dan cek kembali data pembelian barang ( Nama, jenis dan Quantity barang ) di  Daily Receiving record yang di posting oleh Receiving harus benar sesuai dengan Purchase Requestion dan Purchase Order dan apabila ada kesalahan bisa di koreksi atau di Return to Vendor ( di kembalikan ke Vendor ) dan di ganti dengan yang benar
3. Pastikan kepada Storekeeper  dan Receiving supaya tidak melakukan posting keluar masuk barang pada saat proses inventory oleh Cost control, apabila ada  keperluan yang bersipat urgent dari Outlet atau Departement yang bersangkutan untuk request barang segera informasikan ke Cost Control  supaya data inventory bisa di revisi
4. Pada saat Cost Control input data hasil inventory ke system pastikan Alokasi barang / Chart Of Account ( COA ) harus benar supaya tidak ada kesalahan di General Ledger, usahakan Cost Control menghapal atau mempunyai daftar COA
5. Yang terakhir pastikan kembali data rekonsel barang harus benar antara data awal + Pembelian di kurangi Pemakian dan hasil akhir data barang ( Ending Store ) harus balance jangan sampai terjadi data ending store  minus   

5 Cara Koreksi Inventory ini bisa di lakukan oleh Cost control beserta Storekeeper dan Receiving secara kontinue supaya pada saat proses inventory berlangsung semuanya berjalan dengan mudah, cepat dan benar.

Semoga kontent tentang 5 Cara Koreksi Inventory untuk Hotel ini bermanfaat bagi rekan - rekan Cost Control yang mengalami masalah pada saat inventory berlangsung dan setelah membaca blog ini Anda bisa mengoreksi kesalahan - kesalahan yang terjadi pada saat inventory sehingga hasilnya menjadi benar

Baca Juga cara belajar System Inventroy Excel

Sukses bagi Anda yang mau belajar.....Thankss....

Food And Beverage Inventory Spot Check

Apa yang akan Anda lakukan sebagai seorang Cost Control apabila pada saat menghitung stock atau inventory di outlet store seperti produk Food & Beverage sering terjadi kesalahan atau selisih  antara Begining stock ,Store Requestion dengan Penjualan serta Ending stock..?  hal ini akan selalu terjadi apabila Anda tidak melakukan Daily Inventory atau tidak mempunyai data  pencatatan transaksi produk secara detail dan kontinyu ( berkesinambungan )  

Untuk memastikan bahwa stock barang - barang di outlet store bisa tercontrol dengan baik maka pada kesempatan ini saya akan memberikan caranya yaitu dengan menggunakan tabel atau Aplikasi Food & Beverage Spot Check, yang akan terbagi menjadi dua bagian yaitu Food Inventory Spot Check dan Beverage Inventory Spot Check. 

Tujuan dan Fungsi Food & Beverage Inventory Spot Check

Tujuan dan Fungsi dari  penghitungan atau Inventory spot check adalah :

• Untuk mengontrol stock / Produk yang ada di outlet store
• Untuk mengetahui jumlah penjualan produk yang ada di oultelt
• Memudahkan pada saat inventory akhir bulan
• Meminimalisir produk yang hilang dan rusak ( loss & spoilage )   atau proses Cheating yang akan di lakukan oleh oknum yang tidak bertangung jawab.  

Food Inventory Spot Check

Gambar tabel excel silahkan klik Food Inventory Spot Check

Cara Membuat Food Inventory Spot Check

Pertama : untuk pembuatan Food inentory spot check, Anda terlebih dahulu harus menentukan produk item atau menu apa saja yang akan di inventory, usahakan produk menu yang paling laku atau banyak terjual, selanjutnya tentukan Unit serta  unit portion ( grm ) maksudnya dalam 1 Porsi itu quantitinya berapa grm

Kedua : Stock Available maksudnya pada kolom ini tentukan terlebih dahulu Opening stock / Par stock dari produk iem yang akan di jual selanjutnya tambahkan kolom Requestion artinya  kolom yang akan di isi dengan total produk yang di order dari Food store  sehingga akan menjadi Stock available

Ketiga : Sales yaitu kolom yang akan di isi dengan total penjualan produk item tersebut, data penjualan ini harus sesuai dengan total sistem penghitungan penjualan yang di gunakan oleh bagian cashier artinya jumlah penjualan di outlet harus balance dengan jumlah penjualan yang ada di bagian cashier / income audit

Ke empat : Credit yaitu kolom yang berisi penjualan produk item tersebut tetapi berupa Entertaint atau Officer Check artinya produk akan berkurang tetapi tidak mendapatkan revenue 

Kelima : Closing atau Ending stock adalah sisa produk item dari penghitungan Opening stock + Store Requestion - Sales - Credit = Ending stock.    Pada kolom ini berisi ending stock secara theory dan ending stock secara actual, tujuannya adalah untuk membandingkan  penghitungan stock secara sistem dan manual 

Ke enam : Different atau Selisih, pada kolom ini akan secara otomatis terlihat selisih penghitungan produk apabila terjadi salah penghitungan quantity produk antara Opening stock , Sales serta Closing 

Pada tabel excel Inventory spot check ini juga di lengkapai dengan kolom today artinya transaksi harian dan kolom todate artinya  akumulasi dari transaksi harian  selama periode tertentu, serta kolom - kolom tersebut berisi rumus excel yang mudah di pelajari.

 

Beverage Inventory Spot Check

Bentuk tabel dan cara penghitungannya sama dengan Food inventory spot check hanya yang membedakan di Bevergae Inventory Spot check adalah produknya saja,  seperti Anda ketahui yang termasuk kedalam produk beverage adalah Mineral Water, Soft Drink, Beer atau minuman ber Alcohol ( wine, liquer dsb )

Klik contoh gambar tabel excel  Beverage Inventory Spot Check 

Sama halnya dengan Food inventory spot check, penghitungan serta kolom Beverage Inventory spot check juga terdiri dari Opening stock, Store Requestion, Penjualan serta Ending stock, Anda bisa pelajari sistem penghitungannya, mudah - mudahan bermanfaat dan menjadi tambahan pembelajaran bagi Anda sebagai cost control

Laporan Inventory spot check ini bisa Anda laporkan pada atasan Anda ( FC, EAM, GM ) dengan terlebih dahulu di setujui oleh F&B Manager, apabila diminta oleh perusahaan Anda.

Untuk mendapatkan penghitungan  serta rumus - rumus dari Food & Beverage Inventory Spot Check Ini secara lengkap dan jelas, bisa Anda pelajari melalui ebook  Belajar Cost Contol Hotel untuk Pemula 

> Pengunjung blog ini juga membaca  Cara Membuat Menu Recipe

Daily Inventory Food & Beverage

Fungsi Daily Inventory

Inventory harian sangat diperlukan untuk mengetahui stock dan pemakaian barang sehingga bila terjadi selisih atau perbedaan bisa cepat di ketahui, 

Proses daily inventory ini sangat mudah dan sederhana sekali karena kita hanya mencatat stock awal ( Stock onhand ) + permintaan barang ( Store requesition ) - Penjualan ( sales ) = Sisa Barang ( Ending ) sehingga apabila dibuat suatu laporan akan terlihat sangat sederhana sekali dan memudahkan bagi Cost control untuk membuatnya, seperti gambar berikut :

Daily Food inventory

Daily Beverage Inventory

Dari gambar diatas ( Food Daily Inventory ) & ( Beverage Daily Inventory ) kita bisa mengontrol stock onhand dan Request serta Consume setiap hari dengan mudah sehingga fungsi inventory dapat dilakukan dengan mudah. 

Mudah mudahan  panduan blog Cost control ini sangat berguna dan bisa membantu Anda..Terimakasih......