Cara Pemesanan dan Pembelian Barang Untuk Hotel

Cara Membuat Purchase Requestion dan Purchase Order

Setelah kita menjalankan inventory akhir bulan, saya harap semoga hasil inventorynya memuaskan, mudah-mudahan  kita bisa meminimalisir kesalahan  dengan cara yang sudah saya jelaskan di konten blog sebelumnya yaitu 5 Cara Koreksi Inventory Untuk Hotel, untuk selanjutnya kita akan membahas prosedur atau Cara Pemesanan dan Pembelian Barang Untuk Hotel, karena biasanya setelah inventory, Stock barang  di store banyak yang kosong  untuk itu  harus segera di order kembali supaya operasional perusahaan bisa  tetap berjalan dengan baik.

Prosedur Pembelian barang untuk perusahaan jasa perhotelan mungkin hampir sama dengan perusahaan lainnya, tetapi yang membedakan disini adalah proses pengajuan dan pembuatannya yang agak berbeda, pada judul sebelumnya saya sudah membahas tentang Prosedur Pemesanan dan Pembelian Barang,  yang menjelaskan tentang cara pembelian barang mulai dari pembuatan Purchase requestion sampai menjadi  Purchase Order.

Pada kesemapatan kali ini, akan dibahas tentang cara - cara atau prosedur pengajuan pembelian barang untuk memenuhi kebutuhan hotel baik secara langsung ( direct order ) atau pemeblian barang - barang yang disimpan di store ( Store item ) yang mungkin belum di ketahui banyak oleh rekan - rekan Store keeper, Cost control atau Purchasing yang masih baru.

Baiklah kita jelaskan prosedur atau cara membuat Purchase Requestion ( PR )  di bawah ini :

1.Menentukan Jenis Barang

Kita kelompokan  barang barang kebutuhan hotel sesuain dengan jenisnya :

• Material supply ( Produk- Produk Material termasuk Engineering supply ) :
• Food Supply ( Fruits & Vegetable, Groceries, Meat, fish, poultry, Dairy Product  dsb )
• Beverage supply  ( Mineral water , Soft drink, Beer & Alcohol )

2. Siapa saja yang bisa mengajukan atau Membuat Purchase Requestion ( PR )

   

Storekeeper  : sesuai dengan job desc nya seorang store keeper harus mampu mengatur stock barang yang ada di store ( Food, Beverage & Material ) sehingga jika stock barang kosong, storekeeper bisa mengajukan Form Purchase Requestion ( PR ) kepada Purchasing dengan terlebih dahulu di setujui oleh Cost Controller atau Financial Controller

Outlet /  Departement : Selain Storekeeper, Outlet atau departement lain juga bisa mengajukan Purchase Requestion yang tentunya barang yang di order adalah barang yang bersipat direct order  ( langsung )  sesuai dengan kebutuhan depertemen mereka

Contoh Formulir Purchase Requestion

Purchase Requestion Form

Prosedur atau Cara Pembuatan Purchase Order ( PO )
Setelah selesai pembuatan purchase requestion yang tentunya sudah di setujui oleh dept head masing -masing  maka selanjutnya di serahkan ke bagian purchasing untuk di tindak lanjuti yang nantinya form tersebut akan di buat menjadi Sebuah Form Purchase Order.

Ada beberapa hal yang harus di lakukan oleh bagian purcahsing sebelum menjadikan PR menjadi sebuah PO, yaitu :

• Mengecek harga barang di pasaran
• Menentukan Supplier yang berkualitas ( minimal 3 Supplier ) sebagai perbandingan 
• Menetapkan harga beli yang kompetitif  
• Memastikan barang datang tepat waktu

Setelah proses tersebut diatas selesai baru purchasing membuat Form Purcahse Order  dan selanjutnya diserahkan kepada Financial Controller dan General Manager untuk di Approvel, selanjutnya PO di fax atau di email kepada supplier terpilih serta di follow up terus sampai barang datang tepat waktu.

Contoh Form Purchase Order

Purchase Order Form

Selain dari Purchase requestion dan Purchase Order, Cara Pemesanan dan Pembelian Barang Untuk Hotel, bisa  juga melalui pembuatan Market List Order, yang membedakan hanya pada jenis barang yang diorder.

Market list order digunakan untuk pembelian barang - barang direct yang costnya langsung di bebankan ke outlet ybs. biasanya di gunakan oleh bagian kitchen untuk order barang - barang direct food seperti sayur - sayuran dan buah-buahan, dsb.

Demikianlah Cara Pemesanan dan Pembelian Barang Untuk Hotel, semoga bermanfaat dan bisa menambah pengetahuan Anda.  

Purchasing Hotel Pre Opening

Purchasing Jobs

Purchasing merupakan bagian penting dalam sebuah bisnis atau usaha hospitality atau jasa Hotel & Restaurant, karena perannya sangat dibutuhkan untuk pembelian dan pengadaan barang-barang semua kebutuhan perusahaan supaya semua operasional berjalan dengan baik.

Job description dari purchasing adalah :

• Mencari dan Menentukan supplier yang berkualitas
• Membeli dan menjalankan proses pengadaan barang untuk keperluan perusahaan
• Melakukan negosiasi atau kontrak harga dengan para supplier
• Membuat Purchase Order ( PO )
• Maintaint semua kebutuhan perusahaan

Purchase Order

Salah satu jobs description purchasing adalah membuat purchase order yaitu membuat dokumen pembelian barang yang di pesan oleh bagian Store atau departement lain, untuk di jadikan sebagai alat bukti order barang yang syah yang akan di berikan kepada supplier sebagai bukti pemesanan atau pembelian barang

Hal - Hal  yang harus diperhatikan  dalam pembuatan Purchase Order ( PO )

• Tanggal pembuatan PO
• Harus berisi nama barang,jumlah dan  quantity serta harga barang yang benar
• Alamat serta kontak person dari supplier harus jelas
• Term of Payment ( jangka waktu pembayaran ) harus jelas ( 2 minggu ,1 Bulan atau  3 Bulan )
• Harus mencantumkan maksimal 3 vendor supplier dari masing-masing barang yang akan di order
• Harus dilengkapi dengan tanda tangan dari Purchasing, Head Of Department  ( HOD ) yang bersangkutan, Financial Controller serta General Manager   

Purchasing Power

Seperti dijelaskan diatas bahwa bagian purchasing merupakan bagian yang sangat penting dalan sebuah perusahaan karena berawal dari purchasing inilah semua biaya- biaya pembelian barang dapat dikendalikan yaitu dengan cara mempunyai kekuatan tawar menawar yang kuat ( Bargainning Power ) dengan para supplier sehingga pihak perusahaan tidak di rugikan, untuk itu seorang purchasing harus mempunyai kontrak harga atau price list dari para supplier.

Purchasing System

Sistem yang biasa digunakan oleh bagian purchasing dalam penginputan data atau pembuatan PO hampir sama dengan sistem yang biasa digunakan bagian lainnya di departement Accounting,  semua tergantung dari vendor pengelola sistem yang akan di pergunakan oleh pihak perusahaan ( VHP, Rhapsaody, dsb )

Software Purchasing 

Banyak Software  purchasing yang digunakan oleh berbagai perusahaan dari yang sistematis hingga yang manual semua tergantung biaya  yang digunakan dan kebutuhan perusahaan, untuk perusahaan kelas atas atau menengah tentunya sangat perlu sekali mempunyai sistem atau software yang berkualitas  meskipun harganya mahal tidak masalah, tetapi untuk perusahaan kecil atau perseorangan tentunya  sangat berat bila membeli atau kontrak dengan vendor  yang menjual sistem yang berkualitas tadi karena tidak sebanding dengan pendapatan yang diperoleh, untuk itu perlu sekali menggunakan sistem manual yang berbasis Manual Inventory Excel yang dapat mencatat data pembelian barang, penghitungan serta inventory barang dan juga menyajikan  journal cost setiap akhir bulan ( khusus untuk penghitungan Food & Beverage ) 

Demikian penjelasan singkat dari saya tentang Purchasing Hotel Pre Opening, mudah-mudah dapat menambah wawasan Anda semua dalam belajar Accounting perhotelan atau yang sedang bekerja di perusahaan jasa perhotelan  dan juga para pengusaha yang berencana membuka perusahaan jasa Hotel & Restaurant, semoga bermanfaat dan terima kasih......

Prosedur Pemesanan dan Pembelian Barang

Pembelian Barang

Prosedur yang harus di lakukan :

• Tentuksn dokumen pendukung pembelian seperti ( Purchase requesition,Purchase order, Market list ) untuk masing-masing jenis pembelian
• Tentukan jumlah supplier untuk menetapkan harga atau tender yang di tawarkan kepada perusahaan untuk di seleksi oleh General Manager ( maksimal tiga supplier )
• Daftar supplier dan barang serta harga harus selalu diperbeharui setiap bulan
• Seluruh supplier  yang menawarkan barangnya ke hotel harus diseleksi dengan ketat terutama untuk supplier yang tidak termasuk kedalam global purchasing
• Semua purchase order harus ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang
• Untuk barang - barang direct seperti sayuran segar dan buah-buahan, purchasing bisa menggunakan form Market list untuk memesan barang kepada supplier
• Purchasing dilarang untuk menerima barang supaya tidak terjadi konflik kepentingan antara Purchasing dengan supplier
• Salinan Purchase Order diberikan kepada bagian Reeiving clerk, karena prosedur penerimaan barang harus sesuai dengan PO 
• Dalam memesan orderan atau proses menawar barang, Purchasing harus berpedoman kepaada price list atau kontrak harga perjanjian dengan supplier.

Purchase Order

 Demikian tugas dan prosedur seorang Purcahsing dalam proses memesan ,menawar dan membeli barang dari Supplier, mudah-mudahan bermanfaat bagi rekan-rekan semua...terimakasih.