Seperti pada umumnya menjelang akhir tahun setiap perusahaan tak terkecuali perusahaan jasa seperti hotel tak ketinggalan membuat budget tahunan dan sebelum budget dibuat maka harus di buat action plan atau perencanaan kegiatan atau hal - hal apa saja yang akan dilakukan untuk pekerjaan yang akan direalisasikan di tahun depan
Perencanaan Budget tahunan adalah perencanaan anggaran selama dua belas bulan, dan yang menjadi dasar management dalam menentukan dan mengevaluasi hasil dari kegiatan operasional selama satu tahun yaitu dengan menggunakan budget operasional, sehingga dengan budget operasional ini pihak management dapat melakukan fungsi perencanaan dan pengendalian biaya,
Untuk membuat budget operasional harus dibuat dahulu sebuah rencana kerja atau action plan oleh masing - masing Departement Head ( Manager ), setelah itu maka dibuat jadwal pembahasan budget yang sudah dibuat oleh masing departement dengan pihak Accounting dan General Manager tujuan agar budget yang sudah dibuat di cek terlebih dahulu supaya tidak salah dan hasilnya harus disepakati bersama.
Budget yang sudah benar dan sudah di cek oleh pihak Accountung dan General Manager selanjutnya diserahkan kepada pemilik perusahaan ( Owner ) untuk disetujui dan di sahkan sebagai Budget tahun depan,
Berikut ini tahap - tahap pembuatan budget berdasarkan tahun kalender dengan mempertimbangkan jadwal sebagai berikut :
1. Pada bulan Oktober diadakan meeting Antara General Manager dengan Head Of Departement / Manager membahas tentang perencanaan pembuatan budget tahun depan dengan cara pembuatan action plan terlebih dahulu oleh masing -masing manager dalam tenggat waktu kurang lebih satu bulan
2. Pada bulan November diadakan pertemuan kembali untuk membahas hasil dari action plan tadi dan perencanaan pembuatan budget dengan jangka waktu 15 hari ( 1 s/d 15 November )
3. Konsolidasi perencanaan pembuatan budget dalam periode ini masing - masing manager menyerahkan rencana budget yang sudah dibuat dan di cek bersama sama dengan pihak Accounting serta General Manager dan waktu yang digunakan sekitar 1 minggu ( 16 - 23 November )
4. Pada periode akhir November General Manager menyiapkan laporan budget yang sudah disepakati bersama -sama dan diserahkan kepada owner untuk di review dan disepakati sebagai budget tahun depan.
Presoes jadwal pembuatan budget diatas hanyalah sebagai contoh saja, Anda bisa merubah waktunya sesuai kondisi diperusahaan Anda, yang terpenting proses atau Cara Pembuatan Budget Hotel Tahunan ini jangan sampai melewati akhir tahun
Proses Perencanaan Cara Membuat Budget Hotel Tahunan
Proses Perencanaan dan Pembuatan Budget harus berdasarkan budget tahun sebelumnya , dengan cara mereview kegiatan seluruh operasional perusahaan yang mencakup harga beli produk dan harga jual kamar, penambahan fasiltas kamar perekretuan karyawan,tenaga, serta aspek ekonomi dan stabilitas negara juga ikut mempengaruhi dalam Proses Perencanaan Pembuatan Budget
Dengan cara menganalisa kondisi ekonomi dan politik nasional, memperhatikan hal - hal yang dapat mempengaruhi operasional pada tahun berikutnya. seperti menganalisa kondisi politik dan ekonomi negara berupa agenda politik serta tingkat kenaikan gaji dan kebijakan lainnya.
Menganalisa harga-harga ( Cost Analysis ) meliputi struktur harga semua produk dan service yang ditawarkan oleh perusahaan serta memeriksa kembali harga-harga produk dan service yang dapat menarik tingkat bisnis yang berguna untuk memaksimalkan penggunaan fasilitas hotel secara efektif.
Perencanaan Budget Hotel untuk tingkat hunian biasanya dibuat berdasarkan data historis, reservasi, dan informasi statistik di grup bisnis serta untuk proyeksi penjualan makanan dan minuman ( Food & Beverage ) berdasarkan kepada catatan penjualan tahun lalu, serta untuk departemen yang menghasilkan pendapatan ( Revenue ) lainnya berdasarkan kepada proyeksi tingkat hunian dari informasi yang sesuai dan relevan dengan Perencanaan Pembuatan Budget
Proses Penyusunan Budget Departemen
Proses Penyusunan budget di hotel sebaiknya disusun minimal tiga bulan sebelum akhir tahun, karena penyusunannya memerlukan pertimbangan dan masukan dari banyak pihak, sehingga memerlukan waktu dalam proses penyusunannya. dan untuk pembuatan budget masing - masing departemen biasanya harus mencakup data dan informasi yang lengkap, berikut ini adalah contoh Cara Membuat Budget Hotel Tahunan dalam hal Proses Penyusunan Budget Departemen :
1.Penyusunan Budget Departemen Front Office (FO)
Jumlah kamar yang dimiliki hotel merupakan dasar awal dalam menentukan jumlah kamar yang diperkirakan akan mampu dijual, kamar - kamar di hotel terdiri dari berbagai jenis seperti standar, deluxe, suite room,executive room dan sebagainya, selanjutnya memastikan jumlah kamar yang siap dijual (room avaliable), kemudian tentukan jumlah kamar yang diperkirakan mampu untuk dijual (room occupancy) yang berisikan perkiraan tamu yang menginap dari masing-masing kamar tersebut. Setelah mengetahui jumlah kamar serta jumlah tamu yang menginap, barulah ditentukan harga dari masing-masing kamar tersebut sehingga diperoleh perencanaan penjualan kamar.
2.Penyusunan Budget Departemen Food and Beverage (F&B)
Penyusunan budget untuk Departemen F&B, berdasarkan kepada informasi isian kamar atau jumlah Occupancy serta total penjualan banquet room dimana hal ini akan merencanakan penjualan F&B, kedua data informasi ini sangat penting terutama untuk memprediksi penjualan F&B yang bersumber dari tamu hotel, oleh karena itu departemen F&B juga harus membuat rencana penjualan serta menyusun rencana biaya operasional di departemennya.
3.Penyusunan Budget Departemen House Keeping (HK)
Departemen HK membuat budget berdasarkan neraca penjualan kamar serta penjualan ruang meeeting yang berhubungan dengan segala kegiatan yang ada kaitannya dengan pekerjaan house keeping, seperti make up room dan cleaning, housekeeping juga akan membuat perencanaan budget yang berkaitan dengan operasional di departemennya seperti peralatan,perlengkapan kerja serta sumber daya manusia / tenaga kerja
4.Penyusunan Budget Departemen Engineering (POMEC)
Untuk POMEC penyusunan membuat budget berdasarkan tingkat hunian kamar yang berkaitan dengan pengadaan barang untuk mendukung isian kamar serta event - event yang akan dilaksanakan di hotel, termasuk di dalamnya merencanakan perbaikan atau pemeliharaan serta peremajaan yang diperlukan, POMEC juga harus membuat perencanaan budget yang berkaitan dengan operasional di departemennya.
5. Penyusunan Budget Departemen Personalia ( HRD )
HRD merupakan depatemen yang mempersiapkan segala aktivitas kepegawaian yang berkaitan dengan kelancaran operasional perusahaan. dalam hal ini informasi yang berkaitan dengan operasional hotel sangat dibutuhkan dalam upaya untuk mengefisiensikan biaya tenaga kerja, karena operasional hotel dapat didukung tidak hanya oleh karyawan hotel tersebut, tetapi juga dapat dipadukan dengan karyawan Casual / Training
6. Penyusunan Budget Departemen Akunting
Departemen Akunting, disamping menyusun anggaran di departemennya, juga menjadi koordinator dalam penyusunan budget semua departemen, semua laporan penyusunan budget tersebut direkapitulasi di departemen akunting yang selanjutnya akan dilakukan penyesuaian dengan kemampuan keuangan perusahaan serta kelancaran operasional, departemen akunting akan mengkoordinasikan dengan semua departemen terkait untuk menentukan skala prioritas dalam menetapkan budget masing-masing departemen.
Penyiapan Laporan Budget oleh General Manager
Pada tahap ini General manager dan Pihak Akunting mereview laporan budget seleuruh departement dan data pendukung lainnya untuk memastikan bahwa semua budget masuk akal serta realistis, review ini juga mengkoordinasikan budget per departemen dan memastikan bahwa perencanaan operasional dari semua departemen diketahui dan direfleksikan dalam perencanaan-perencanaan departemen lainnya, jika ada penyesuaian diperlukan maka general manager dan pihak akunting mengadakan rapat dengan manager terkait untuk menentukan bagaimana penmbuatannya.
Laporan Budget yang dibuat oleh general manager juga meliputi informasi yang muncul selama rapat perencanaan budget, yang mencakup hal - hal sbb :
Budget yang sudah benar dan sudah di cek oleh pihak Accountung dan General Manager selanjutnya diserahkan kepada pemilik perusahaan ( Owner ) untuk disetujui dan di sahkan sebagai Budget tahun depan,
Berikut ini tahap - tahap pembuatan budget berdasarkan tahun kalender dengan mempertimbangkan jadwal sebagai berikut :
1. Pada bulan Oktober diadakan meeting Antara General Manager dengan Head Of Departement / Manager membahas tentang perencanaan pembuatan budget tahun depan dengan cara pembuatan action plan terlebih dahulu oleh masing -masing manager dalam tenggat waktu kurang lebih satu bulan
2. Pada bulan November diadakan pertemuan kembali untuk membahas hasil dari action plan tadi dan perencanaan pembuatan budget dengan jangka waktu 15 hari ( 1 s/d 15 November )
3. Konsolidasi perencanaan pembuatan budget dalam periode ini masing - masing manager menyerahkan rencana budget yang sudah dibuat dan di cek bersama sama dengan pihak Accounting serta General Manager dan waktu yang digunakan sekitar 1 minggu ( 16 - 23 November )
4. Pada periode akhir November General Manager menyiapkan laporan budget yang sudah disepakati bersama -sama dan diserahkan kepada owner untuk di review dan disepakati sebagai budget tahun depan.
Presoes jadwal pembuatan budget diatas hanyalah sebagai contoh saja, Anda bisa merubah waktunya sesuai kondisi diperusahaan Anda, yang terpenting proses atau Cara Pembuatan Budget Hotel Tahunan ini jangan sampai melewati akhir tahun
Proses Perencanaan Cara Membuat Budget Hotel Tahunan
Proses Perencanaan dan Pembuatan Budget harus berdasarkan budget tahun sebelumnya , dengan cara mereview kegiatan seluruh operasional perusahaan yang mencakup harga beli produk dan harga jual kamar, penambahan fasiltas kamar perekretuan karyawan,tenaga, serta aspek ekonomi dan stabilitas negara juga ikut mempengaruhi dalam Proses Perencanaan Pembuatan Budget
Dengan cara menganalisa kondisi ekonomi dan politik nasional, memperhatikan hal - hal yang dapat mempengaruhi operasional pada tahun berikutnya. seperti menganalisa kondisi politik dan ekonomi negara berupa agenda politik serta tingkat kenaikan gaji dan kebijakan lainnya.
Menganalisa harga-harga ( Cost Analysis ) meliputi struktur harga semua produk dan service yang ditawarkan oleh perusahaan serta memeriksa kembali harga-harga produk dan service yang dapat menarik tingkat bisnis yang berguna untuk memaksimalkan penggunaan fasilitas hotel secara efektif.
Perencanaan Budget Hotel untuk tingkat hunian biasanya dibuat berdasarkan data historis, reservasi, dan informasi statistik di grup bisnis serta untuk proyeksi penjualan makanan dan minuman ( Food & Beverage ) berdasarkan kepada catatan penjualan tahun lalu, serta untuk departemen yang menghasilkan pendapatan ( Revenue ) lainnya berdasarkan kepada proyeksi tingkat hunian dari informasi yang sesuai dan relevan dengan Perencanaan Pembuatan Budget
Proses Penyusunan Budget Departemen
Proses Penyusunan budget di hotel sebaiknya disusun minimal tiga bulan sebelum akhir tahun, karena penyusunannya memerlukan pertimbangan dan masukan dari banyak pihak, sehingga memerlukan waktu dalam proses penyusunannya. dan untuk pembuatan budget masing - masing departemen biasanya harus mencakup data dan informasi yang lengkap, berikut ini adalah contoh Cara Membuat Budget Hotel Tahunan dalam hal Proses Penyusunan Budget Departemen :
1.Penyusunan Budget Departemen Front Office (FO)
Jumlah kamar yang dimiliki hotel merupakan dasar awal dalam menentukan jumlah kamar yang diperkirakan akan mampu dijual, kamar - kamar di hotel terdiri dari berbagai jenis seperti standar, deluxe, suite room,executive room dan sebagainya, selanjutnya memastikan jumlah kamar yang siap dijual (room avaliable), kemudian tentukan jumlah kamar yang diperkirakan mampu untuk dijual (room occupancy) yang berisikan perkiraan tamu yang menginap dari masing-masing kamar tersebut. Setelah mengetahui jumlah kamar serta jumlah tamu yang menginap, barulah ditentukan harga dari masing-masing kamar tersebut sehingga diperoleh perencanaan penjualan kamar.
2.Penyusunan Budget Departemen Food and Beverage (F&B)
Penyusunan budget untuk Departemen F&B, berdasarkan kepada informasi isian kamar atau jumlah Occupancy serta total penjualan banquet room dimana hal ini akan merencanakan penjualan F&B, kedua data informasi ini sangat penting terutama untuk memprediksi penjualan F&B yang bersumber dari tamu hotel, oleh karena itu departemen F&B juga harus membuat rencana penjualan serta menyusun rencana biaya operasional di departemennya.
3.Penyusunan Budget Departemen House Keeping (HK)
Departemen HK membuat budget berdasarkan neraca penjualan kamar serta penjualan ruang meeeting yang berhubungan dengan segala kegiatan yang ada kaitannya dengan pekerjaan house keeping, seperti make up room dan cleaning, housekeeping juga akan membuat perencanaan budget yang berkaitan dengan operasional di departemennya seperti peralatan,perlengkapan kerja serta sumber daya manusia / tenaga kerja
4.Penyusunan Budget Departemen Engineering (POMEC)
Untuk POMEC penyusunan membuat budget berdasarkan tingkat hunian kamar yang berkaitan dengan pengadaan barang untuk mendukung isian kamar serta event - event yang akan dilaksanakan di hotel, termasuk di dalamnya merencanakan perbaikan atau pemeliharaan serta peremajaan yang diperlukan, POMEC juga harus membuat perencanaan budget yang berkaitan dengan operasional di departemennya.
5. Penyusunan Budget Departemen Personalia ( HRD )
HRD merupakan depatemen yang mempersiapkan segala aktivitas kepegawaian yang berkaitan dengan kelancaran operasional perusahaan. dalam hal ini informasi yang berkaitan dengan operasional hotel sangat dibutuhkan dalam upaya untuk mengefisiensikan biaya tenaga kerja, karena operasional hotel dapat didukung tidak hanya oleh karyawan hotel tersebut, tetapi juga dapat dipadukan dengan karyawan Casual / Training
6. Penyusunan Budget Departemen Akunting
Departemen Akunting, disamping menyusun anggaran di departemennya, juga menjadi koordinator dalam penyusunan budget semua departemen, semua laporan penyusunan budget tersebut direkapitulasi di departemen akunting yang selanjutnya akan dilakukan penyesuaian dengan kemampuan keuangan perusahaan serta kelancaran operasional, departemen akunting akan mengkoordinasikan dengan semua departemen terkait untuk menentukan skala prioritas dalam menetapkan budget masing-masing departemen.
Penyiapan Laporan Budget oleh General Manager
Pada tahap ini General manager dan Pihak Akunting mereview laporan budget seleuruh departement dan data pendukung lainnya untuk memastikan bahwa semua budget masuk akal serta realistis, review ini juga mengkoordinasikan budget per departemen dan memastikan bahwa perencanaan operasional dari semua departemen diketahui dan direfleksikan dalam perencanaan-perencanaan departemen lainnya, jika ada penyesuaian diperlukan maka general manager dan pihak akunting mengadakan rapat dengan manager terkait untuk menentukan bagaimana penmbuatannya.
Laporan Budget yang dibuat oleh general manager juga meliputi informasi yang muncul selama rapat perencanaan budget, yang mencakup hal - hal sbb :
- Kompetisi / tingkat persaingan hotel
- Kondisi sosial politik dan ekonomi negara
- Upah Minumum Tenaga Kerja ( UMP / UMR )
- Rate atau harga jual kamar dan food & beverage
- Data laporan keuangan perusahaan
Demikianlah sepintas Cara Membuat Budget Hotel Tahunan yang biasa dibuat menjelang akhir tahun yang berfungsi sebagai acuan atau pedoman bagi perusahaan dalam meningkatkan target pendapatan perusahaan serta sebagai patokan terhadap penggunaan biaya operasional perusahaan
