Cara Membuat Market List Dengan Sistem Hotel Rhapsody

Pembuatan Market List biasanya dilakukan oleh department terkait seperti kitchen, yang di tujukan kepada bagian purchasing untuk di order barang - barang kebutuhan kitchen yang bersipat langsung ( Direct Order )  seperti barang - barang sayuran dan buah - buahan

Pada video ini di jelaskan bagaimana cara membuat market list dengan menggunakan system hotel rhapsody

Cara Membuat Market List 

Receiving Pre Opening Hotel

Hotel Receiving Clerk Job

Setelah sebelumnya di bahas tentang " Store Pre Opening Hotel & Restaurant "  maka selanjutnya yang akan di bahas dalam kesempatan ini adalah tugas dan tanggung jawab seorang Receiving di dalam perusahaan Hotel, khususnya pada saat pembukaan hotel baru atau Pre Opening Hotel,

Receiving merupakan pintu masuknya barang - barang yang di order untuk kebutuhan perusahaan, maka dari itu receiving merupakan bagian penting dalam proses penerimaan semua barang masuk untuk hal itu yang harus diperhatikan adalah quantity, kualitas serta nominal harga barang yang harus sesuai dengan Purchase Order atau Market List.

Standar Operasional dari seorang Receiving adalah menerima dan mengecek barang sesuai prosedur dan selanjutnya barang yang diterima diserahkan kepada Store keeper atau outlet / departemen dari yang memesan barang tersebut.

Tips dari saya kepada bagian receiving dalam hal menerima barang supaya sesuai dengan pesanan khususnya barang yang di order langsung oleh departemen yang bersangkutan caranya adalah :

• Sertakan user atau orang dari departemen yang mengorder barang untuk  mengecek barangnya secara langsung
• Minta tanda tangan dari user tsb sebagai bukti bahwa barang yang di order sudah sesuai dengan standar yang di pesan
• Pastikan semua barang yang di terima harus ada Purchase Order atau Market List terlebih dahulu

Job Description Receiving

• Menerima barang sesuai dengan Purchase Order atau Market List
• Mengecek kualitas dan Quantity barang yang diterima 
• Cek kadaluwarsa atau expire date barang yang diterima
• Membuat laporan Daily Receiving Report ( DRR ) untuk diserahkan kepada Cost control
• Menyerahkan barang yang diterima kepada bagian Store keeper
• Menjaga kebersihan  area receiving 

Cara memposting atau membuat Daily Receiving Report biasanya sudah tersedia di sistem apabila hotel yang bersangkutan sudah berjalan atau Running, tapi lain halnya bagi Hotel yang baru Pre Opening biasanya belum ada sistem pengolahan data barang yang permanen  sehingga data pembelian di buat dalam format / sistem excel  yang selanjutnya bisa di export ke sistem yang sudah permanen.

Fungsi dari Sistem Inventory dalam format Excel ini adalah sebagai tempat penyimpanan data barang - barang yang sudah di terima  yang bersipat sementara sebelum pihak perusahaan menggunakan sistem yang permanen.

Demikian sekilas info tentang tugas dan tanggung jawab seorang Receiving di sebuah perusahaan jasa perhotelan atau restaurant khususnya yang baru Pre Opening  mudah - mudahan bermanfaat bagi Anda  semua.

Prosedur Penerimaan Barang

Cara Penerimaan  Barang Sesuai Prosedur

Tugas Receiving clerk :

• Menerima semua barang yang masuk sesuai dengan Purchase Order atau Market list 
• Sinkronisasi antara invoice / faktur.surat jalan dengan purchase order atau market list dalam hal ( quality,quantity, jumlah barang, jenis barang dan unit price ) 
• Mengecek kondisi barang yang masuk dari ( expire date, kemasan / fisik barang )
• Memastikan kondisi barang yang diterima dari segi ( cleanlines, packaging, suhu atau temperatur )
• Mengikutsertakan user sebagai pihak pengguna barang untuk memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan pesanan dan supaya tidak bisa dibohongi oleh pihak supplier yang nakal
• Semua dokumen pembelian ( Invoice atau surat jalan ) harus distempel dan di tanda tangani oleh Receiving clerk  serta pihak ketiga atau user dari barang tersebut, hal ini untuk memastikan bahwa barang telah diterima dengan benar
• Barang yang telah diterima diserahkan ke bagian Store untuk disimpan
• Membuat Daily Receiving Report ( DRR ) dilengkapi dengan data pendukung seperti Invoice atau Surat jalan
• Purchase order / market list yang sudah  di lengkapi dengan invoice atau surat jalan  di gabung dengan Daily Receiving Report  selanjutnya diserahkan ke Cost Control.                    

Surat jalan dari Supplier

Receiving harus memastikan semua barang yang di terima harus sesuai dengan prosedur penerimaan barang yang benar dan prosese pembuatan Daily receiving report harus setiap hari di buat dan di laporkan kepada Cost control.

Semoga konten prosedur penerimaan barang  oleh bagian  Receiving ini menjadi dasar pembelajaran bagi Anda yang  sedang belajar cost control.

Daily Receiving Report Control

Prosedur penerimaan barang

       Tujuan dari Daily Receiving Report ( DRR ) adalah untuk memastikan semua barang yang diterima  dicontrol dan dicatat secara teratur.

Daily receiving report dibuat oleh bagian Receiving dengan disertai dokumen - dokumen pendukung yang lengkap :

• Invoice atau delivery order ( surat jalan ) dengan bukti tandatangan receiving staf + user  dan stempel perusahaan
• Purchase order (PO) atau market list order
• Form daily receiving report 

Tugas cost control :

• Pastikan document DRR yang dibuat bagian receiving harus lengkap (PO, invoice, form receiving report)
• Check jumlah dan qualitas barang harus sesuai dengan purchase order atau market list 
• Check harga barang sesuai dengan price list atau harga kontrak dari suplier
• Alokasikan barang berdasarkan kelompok barang yang telah ditetapkan  
• Verifikasi semua data daily receiving report selanjutnya  diserahkan kebagian Account payable untuk proses pembayaran