Tugas Accounting Hotel Dengan System VHP

Prosedur Checking Accounting  Menggunakan System VHP

1.Cost Control

1.Pada saat transfer recv to GL cocokan dengan nilai recv report by supplier

2.Pada saat transfer outfoing to GL cocokan dengan nilai stockoutgoing list.

3.Pada saat transfer complimentary to GL cocokan dengan complimentary report (cost value).

4.Cocokan nilai rcv report perhari dengan nilai AP daily validation list di modul AP, pastikan nilainya sama.

5.Pastikan nilai opening stock current month sama dengan dengan nilai closing stock last month, baik di reconcile ataupun di GL.

6.Sebelum closing pastikan nilai closing inventory (food,beverage dan masing2 material)  di reconcile sama dengan nilai ending di SOH dan ending balance di GL journal list (incld other department).

7.Lakukan journal untuk pengakuan cost of food & cost of beverage di GL

Cost of beverage xxx

Inv Beverage xxx

(mencatat cost of beverage)

Cost of Food xxx

Inv Food xxx

(mencatat cost of food)

8.Untuk cost of minibar, lakukan jurnal dengan nilai yang diambil dari: FB Reconsile,  ( Opening Balance inv Minibar store + Incoming ) – ending value inv minibar store = nilai yang di jurnal

Jurnal :

Cost of minibar xxx

Cost of Food sales xxx

Cost of Bev sales xxx

9.Untuk Cost of Spa treatment, pada saat adjustment arahkan selisih inv ke account cost of spa & massaage

10.Untuk cost of tobacco, pada saat adjustment arahkan selisih inv ke account cost of spa & massaage 

11.Cocokan nilai cost di FB reconcile dengan nilai cost di PnL, pastikan keduanya sama.

2. Account payable:

1.Cocokan nilai AP perhari di daily AP validation list (exclude manual AP) dengan recv report by supplier.
2.Pada saat transfer to GL cocokan nilai yang ditransfer dengan nilai AP payment list, pastikan nilainya sama.
3.Sebelum closing, lakukan crosscheck antara Daily AP validation list (exclude balanced record) dengan nilai 1-30 di Aging AP dan nilai daily AP validation list (include balanced record) dengan nilai credit pada aging AP w/previous balance harus sama dengan nilai kredit di GL journal list.
4.AP payment list cocokan nilainya dengan nilai debit di aging AP w/previous balance harus sama nilainya dengan nilai debit pada GL journal transaction.
5.Cocokan nilai  ending balance di aging AP w/previous balance dengan nilai ending di GL (jika AP manual menggunakan acc AP other atau acct yang lain jumlahkan antara AP other atau acct AP yang lain  dengan AP trade), jika create AP manual w/out GL journal…cari AP manual tersebut dan kurangkan dari aging.
6.Jika ada modul Fixed Asset Aging AP selain dicocokan dengan no.5 ditambah dengan recv report  Fixed Asset.
7.Cocokkan nilai AP clearance dengan AP clearance di General Cashier, pastikan nilainya NOL.

3.Income Audit:

1.Print DRR kemudian Cek masing-masing artikel pada FO turnover & Summary Cashier Report (sales & payment).

2.Pastikan nilai artikel-artikel di FO turnover sama dengan nilai masing-masing artikel di booking jurnal  by artikel (FO) dan Daily Sales Report by User (Outlet).

3.Pastikan nilai FO cash clearance dan Outlet Cash Clearance sama antara report dengan fisik yang ada  (cocokan dengan GC).

4.Cocokan nilai guest ledger today, yesterday guest ledger dan outstanding today  di guest account balance dengan nilai today guest ledger di program cek guest ledger (Add programincome audit) dan di DRR, pastikan nilai ketiga guest ledger tersebut sama , jika tidak sama crosscheck di program cek guest ledger nilai yang selisih akan muncul. Kemudian jika antara nilai-nilai tersebut sudah sama namun masih ada selisih (terutama di outstanding guest ledger di DRR) lakukan crosscheck di edit guest ledger (FO chasieraccountingedit guest ledger) periksa nilai today guest ledger tanggal2 sebelumnya dengan guest account balance, jika memang ada tanggal yang nilainya tidak sama, lakukan edit nilai today guest ledger tanggal tersebut cocokan dengan nilai today guest ledger di guest account balance (HAL INI HANYA DAPAT DILAKUKAN JIKA ADA SELISIH PADA OUTSTANDING GUEST LEDGER DI DRR NAMUN NILAI TODAY GUEST LEDGER DI GUEST ACCOUNT BALANCE DAN DI PROGRAM CEK GUEST LEDGER SAMA)

5.Lakukan transfer to GL (pastikan nilai2 di masing2 account yang terbentuk sama dengan nilai di FO Turnover & Summary Cashier Report). Jika sudah cocok lakukan transfer to GL
Nilai guest ledger yang ada, harus sama dengan nilai guest ledger yang ada di GAB & di Check Guest Ledger.

       

                      

4.Account Receivable:

1.Cocokan AR yang terjadi (today) di masing2 artikel CC,CL di AR debit list dengan booking journal by artikel, pastikan nilai dan nama bill receiver  untuk masing2 artikel sama. Jika ada nama bill receiver yang berbeda lakukan perubahan nama bill receiver dari AR sub ledger.

2.Cocokkan hasil transfer to GL dan pastikan nilainya sama dengan nilai AR payment list.

3.Sebelum closing pastikan nilai total di AR debit list (less payment) sama dengan nilai Ending Balance pada total AR aging report (1-30) dan nilai total AR debit list (w/out less payment) dengan nilai total debit pada AR aging w/ previous balance harus sama dengan nilai debit di GL journal list,

4.Cocokan nilai AR ending balance masing2 art CC,CL di Aging List / Aging w/ previous Balance dengan nilai di account CC/CL yang ada di GL.

5.Lakukan cek account AR clearance di AR dengan AR clearance di General Chasier, pastikan nilainya harus NOL.

5.General Cashier: 

1.Jurnal Balik AP Clearence, berdasarkan AP payment List ( add-programGCAP Payment list).

2.Jurnal Balik AR Clearence, Berdasarkan AR payment list ( add-programGCAR Payment list).

3.Pastikan nilai clearance AP dan AR harus NOL (GL Journal List  isi periode tgl  masukan no account AP / AR Clear execute).

4.Pastikan ending balance last month masing2 account bank dan petty cash sama dengan opening balance current month dengan rek koran.

5.Cocokan nilai cash clearance FO dan Outlet setiap hari sama antara fisik dan report (cross check Income Audit).

   6.Night Audit

  
  Demikianlah Tugas Accounting Hotel Dengan Menggunakan System VHP, bagi Anda   yang  sudah membaca dan melihat tayangan video slidenya, saya ucapkan terima kasih  semoga   bermanfaat dan jika panduan ini berguna bagi Anda  silahkan di Subcribe..  videonya....Thanks.. 

g 

Belajar System Hotel Realta Purchasing | Receiving | Store Keeper | Cost Control

Cara Mempelajari System Hotel Realta ( Rhapsody ) Untuk Bagian Accounting, khususnya di bagian logistik yang meliputi : Purchasing, Receiving,Storekeeper dan Cost Controller,  terlebih dahulu akan dijelaskan cara membuat pesanan barang atau order permintaan barang yang dibuat oleh bagian Storekeeper, setelah Purchase Requestion selesai dibuat  selanjutnya diberikan ke Cost Control untuk di cek dan di sign, selanjutnya setelah di verifikasi oleh Cost Control lalu diserahkan ke bagian Purchasing untuk dibuatkan Purchase Order, 

Untuk lebih jelas cara proses pembuatan PR dan PO  dengan menggunakan System Hotel Realta / Rhapsody maka akan di jelaskan melalui tayangan video slide dibawah ini :

1, Cara Membuat Purchase Request dan Purchase Order 

2. Cara Membuat Market List Order dengan System Realta / Rhapsody:

Selain membuat pesanan permintaan barang ( PR ) yang dibuat oleh bagian Storekeeper, order barang juga bisa dilakukan oleh outlet department khususnya bagian kitchen untuk memenuhi kebutuhan barang yang bersipat Direct Purchase ( pembelian barang langsung ) yang disebut dengan Daily Marekt List ( DML )

Sama halnya dengan proses pembuatan PR, maka setelah DML sudah jadi dan di Sign oleh kepala department ( Chef ) maka daftar DML ini diserahkan kebagian Purchasing untuk segera di order, adapun proses pembuatan Daily Market List adalah seperti tayangan video dibawah ini :

3. Cara Membuar Daily Receiving Report ( DRR ) :

Proses selanjutnya setelah barang - barang diorder oleh bagian purchasing maka pada saat barang datang selanjutnya  diterima oleh bagian Receiving,  step - step pada saat penerimaan barang seorang Receiving harus berdasarkan  kepada daftar Purchase Order ( PO ) dan Market List yang sudah dibuat oleh Purchasing sehingga pada saat penerimaan barang tidak terjadi kesalahan penerimaan barang.

Setelah barang - barang diterima dengan baik maka staf receiving harus membuat Daily Receiving Report ( DRR )  yang berfungsi untuk mencatat dan melaporkan total penerimaan  barang  secara harian kepada Cost Control 

    

4. Cara Posting Store Requestion ( SR ) :

Setelah barang - barang diterima oleh receiving maka barang untuk stotr ( store item ) di serahkan ke bagian Storekeeper, untuk diproses dan disimpan di store,  tugas selanjutnya seorang storekeeper harus membuat laporan barang masuk  dan barang keluar baik dengan system atau dengan manual seperti menggunakan Stock Card.

Apabila ada permintaan barang dari outlet maka storekeeper harus segera melakukan outgoing atau store requestion invnetory di system supaya barang masuk dan barang yang keluar harus balance, proses posting barang keluar ini harus dilakukan setipa hari supaya stock barang update antara fisik dan system.

5. Cara Melakukan Return To vendor ( RTV ) :

Proses validasi Dokumen  Daily Receiving Report ( DRR ) dilakukan oleh Cost Control secara cermat dan detail meliputi : Invoice / surat jalan, PR, PO, Market List yang lengkap dan sudah disetujui dan ditanda tangani lengkap oleh pejabat yang berwenang,

DRR yang sudah benar dan lengkap, bisa do close oleh Cost Controller dan apabila terjadi kesalahan baik dari segi quantity, quality dan suporting dokumen maka Cost control harus melakukan close ulang dang cara melakukan proses Return To Vendor ( RTV ) sehingga dokumen yang di close adalah dokumen atau DRR yang sudah pasti benar.

   

6. Cara Melakukan Internal Transfer Department :

Proses yang biasa terjadi dilingkungan department atau bagian hotel yaitu proses transfer barang anatar atau dari satu outlet ke outlet lain dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan operasional hotel, proses ini disebut dengan Internal Transfer Department, 

Cost Control harus memastikan bahwa proses ini berjalan dengan benar dan bukti dokumennya harus lengkap untuk memastikan pengalokasian costnya secara tepat 

7. Cara Menjalankan Stock Take Inventory :

Setelah seluruh proses diatas semua berjalan dengan benar maka proses yang dilakukan oleh para cost control pada setiap akhir bulan adalah proses Stoke taking ( Inventory )

Untuk itu proses inventory ini akan dijelaskan dengan mengunakan System Hotel Realta / Rhapsody
bagaimana proses dan caranya..? bisa di cek pada tayangan video berikut ini : 

Demikianlah tayangan video slide untuk pembelajaran System Hotel Realta / Rhapsody untuk bagian Accounting khususnya bagian Logistik, semoga tayangan video ini dapat bermanfaat dan membantu proses pekerjaan Anda semuanya khususnya untuk bagian Purchasing, Receiving, Storekeeper dan Cost Controller,  thanks.. jangan lupa subribe ya...