Cara Menekan Cost Engineering

Pada kesempatan ini saya akan share Cara Menekan Cost Engineering Departemnt, sebagaimana kita ketahui bahwa departement engineering  selalu order atau request barang - barang untuk me maintenance gedung dan mesin -mesin yang ada di hotel, karena banyaknya jenis barang - barang yang di gunakan sehingga akan menimbulkan kesulitan bagi cost control dalam mengontrol atau  menekan cost nya.

Untuk itu dalam menekan biaya / cost engineering ini supaya dapat terkontrol pemakiannya  maka saya menggunakan cara pengelompokan barang berdasarkan kepada Disposable Item  ( barang - barang yang habis di pakai ) dan Non Disposable Item ( barang - barang yang tidak habis setelah di pakai )

Caranya adalah sebagai berikut :

1. Engineering Purchase yaitu mencatat semua data pembelian barang  - barang untuk engineering yang bersipat langsung di bebankan biayanya kepada departement Engineering,  seperti  : Maintenance Supply, Electric & Mechanic, Building, Plumbing, Bulb, Painting, Ac & refrigerator dsb, kemudian pisahkan semua pembelian barang - barang terseburt berdasarkan kepada barang yang habis dipakai ( disposable )  seperti : Semen, pasir, Cat, Chlorine, gypsum, dll.  selanjutnya pisahkan juga barang - barang  yang tidak habis dipakai ( Non disposable ) seperti : Lampu, van belt, elbow, steker, stop kontak, barang elektrik & Mekanik,  dsb.

Lihat contoh : Tabel Engineering Purchase 

2. Engineering Store Usage yaitu barang - barang engineering yang di simpan di store engineering yang setiap bulan di inventory oleh cost control,  biasanya setiap akhir bulan kita akan mengetahui jumlah pemakaian barang - barang yang ada di store engineering, apabila sudah di rekonsiliasi, seperti ini.

Beginning Store   +    Purchase    -   Ending Inventory  =  Consumption   

Dari data rekonsel tersebut akan di ketahui  data awal  +  pembelian - sisa barang yang ada di store maka hasilnya adalah total pemakaian  serta jenis barang - barang yang dipakai, selanjutnya setelah diketahui total serta jenis barangnya maka pisahkan kembali barang - barang tersebut kedalam Disposable Item dan Non Disposable Item, 

Lihat contoh : Tabel Engineering Store

3. Setelah dikelompokan dan di ketahui jumlahnya maka selanjutnya yang dilakukan oleh cost contrrol adalah meminta barang - barang bekas  yang tidak habis dipakai ( Non Disposable Item ) kepada departemen Engineering, 

Karena menurut perhitungan sudah seharusnya barang - barang  yang dipakai untuk penggantian sudah ada dan disimpan barang bekasnya, kecuali barang - barang tersebut digunakan sebagai penambahan atau pasang baru atau projek baru  maka cost control tidak perlu memintanya asalkan pihak engineering menjelaskan alasan pemakaian serta tempat barang - barang tersebut diguanakan, hal ini akan menjadikan bukti bahwa barang tersebut di oredr dan  digunakan untuk  operasional perusahaan.

Dengan Cara Menekan Cost Engineering seperti ini seorang cost control akan mudah mengontrol dan menekan biaya pemakian barang - barang engineering setiap bulannya, karena setiap bulan pihak engineering harus menyiapkan barang - barang bekas  ( Non Disposabel Item )  yang mereka order dan digunakan dan cost control harus berusaha mengingatkan dan meminta semua barang Non Disposable tersebut.

Cara Menekan Cost Engineering ini terbukti efektif untuk menekan cost pembelian dan penggunaan barang - barang yang biasa di oredr oleh setiap departemen, maka  cara ini bisa Anda gunakan atau terapkan kepada departemen lainnya, ketika order barang - barang store ( store Requestion ) seperti barang - barang alat tulis kantor yang sipatnya tidak habis digunakan  contohnya : ballpoint, Stapler, Punch holder dsb, pada saat mereka order maka cost control harus meminta barang - barang bekasnya dengan tujuan supaya mereka tidak asal order,  sehingga dengan cara tersebut  cost control akan mudah mengontrol dan menekan biayanya.

Banyak perusahaan jasa perhotelan dimana cost control nya menggunakan Cara Menekan Cost Engineering seperti ini dengan tujuan memudahkan pengawasan terhadap biaya pembelian dan pemakaian barang - barang material oleh departement lain.

Harapan saya semoga content belajar cost control tentang  cara menekan cost engineering ini dapat bermanfaat dan dapat dijalankan oleh rekan - rekan cost control  sebagai fungsi pengawasan biaya di perusahaan Anda...good luck...!

    

5 Cara Koreksi Inventory Untuk Hotel

Proses Inventory

Prepare Inventory

Kegiatan rutin sebagai cost control pada saat akhir bulan adalah menjalankan Inventory, tahapan proses inventory yang biasa di lakukan untuk Perusahaan jasa perhotelan  adalah sbb :

1.Tentukan terlebih dahulu area store dan outlet yang akan di inventory ( Food store, Beverage Store, General store ) serta store - store yang ada di outlet  yang terkait dengan proses inventory seperti : Kitchen, Housekeeping, Laundry dan Engineering

2.Menyediakan form blank  /  formulir kosong yang berisi daftar nama barang - barang yang akan di inventory dengan Quantity yang di kosongkan yang datanya diambil dari system sesuai dengan produk barang masing - masing

3. Pada saat proses inventory berlangsung schedule pengambilan barang ( Store Requestion ) di tiadakan supaya tidak mengganggu jalannya penghitungan barang ( Inventory )

4. Setelah proses inventory di lakukan dan di sudah di peroleh hasil datanya maka selanjutnya di posting di system.

Inventory Control

5 Cara Koreksi Inventory 

Berdasarkan pengalaman yang saya alami pada saat menjalankan proses inventory selalu terjadi kesalahan - kesalahan yang menghambat jalannya inventory, biasanya kesalahan tersebut di sebabkan oleh dua faktor yaitu faktor yang terjadi sebelum inventory misalnya :

• Storekeeper salah posting di stock card dan di system pada saat proses keluar masuk barang
• Storekeeper salah posting penghitungan atau  penjumlahan barang di stock card
• Receiving Salah posting di Daily Receiving Report  

Dan Faktor yang terjadi setelah Inventory misalnya :

• Posting Daily Receiving Report dan Store Requestion setelah proses inventory  
• Posting alokasi barang ( Chart Of Account ) yang salah pada saat input hasil invntory ke system 
• Hasil rekonsel inventory yang salah antara Begining + Purchase - Consume = Ending

Dari kedua faktor di atas kita bisa simpulkan bahwa kesalahan - kesalahan hasil inventory tersebut bisa di koreksi dengan benar asalkan kita mengetahui caranya, yaitu sbb :

Ada 5 Cara Koreksi Inventory untuk perusahaan jasa Perhotelan :

1. Pastikan storekeeper input keluar masuk barang  di stock card secara daily dengan benar yaitu  dengan cara Cost control mengecek store secara terjadwal dan pastikan fisik barang dan data di stock card serta di system balance, sehingga apabila ada kesalahan bisa langsung di koreksi  
2. Sebelum Inventory pastikan dan cek kembali data pembelian barang ( Nama, jenis dan Quantity barang ) di  Daily Receiving record yang di posting oleh Receiving harus benar sesuai dengan Purchase Requestion dan Purchase Order dan apabila ada kesalahan bisa di koreksi atau di Return to Vendor ( di kembalikan ke Vendor ) dan di ganti dengan yang benar
3. Pastikan kepada Storekeeper  dan Receiving supaya tidak melakukan posting keluar masuk barang pada saat proses inventory oleh Cost control, apabila ada  keperluan yang bersipat urgent dari Outlet atau Departement yang bersangkutan untuk request barang segera informasikan ke Cost Control  supaya data inventory bisa di revisi
4. Pada saat Cost Control input data hasil inventory ke system pastikan Alokasi barang / Chart Of Account ( COA ) harus benar supaya tidak ada kesalahan di General Ledger, usahakan Cost Control menghapal atau mempunyai daftar COA
5. Yang terakhir pastikan kembali data rekonsel barang harus benar antara data awal + Pembelian di kurangi Pemakian dan hasil akhir data barang ( Ending Store ) harus balance jangan sampai terjadi data ending store  minus   

5 Cara Koreksi Inventory ini bisa di lakukan oleh Cost control beserta Storekeeper dan Receiving secara kontinue supaya pada saat proses inventory berlangsung semuanya berjalan dengan mudah, cepat dan benar.

Semoga kontent tentang 5 Cara Koreksi Inventory untuk Hotel ini bermanfaat bagi rekan - rekan Cost Control yang mengalami masalah pada saat inventory berlangsung dan setelah membaca blog ini Anda bisa mengoreksi kesalahan - kesalahan yang terjadi pada saat inventory sehingga hasilnya menjadi benar

Baca Juga cara belajar System Inventroy Excel

Sukses bagi Anda yang mau belajar.....Thankss....

Cara Pemesanan dan Pembelian Barang Untuk Hotel

Cara Membuat Purchase Requestion dan Purchase Order

Setelah kita menjalankan inventory akhir bulan, saya harap semoga hasil inventorynya memuaskan, mudah-mudahan  kita bisa meminimalisir kesalahan  dengan cara yang sudah saya jelaskan di konten blog sebelumnya yaitu 5 Cara Koreksi Inventory Untuk Hotel, untuk selanjutnya kita akan membahas prosedur atau Cara Pemesanan dan Pembelian Barang Untuk Hotel, karena biasanya setelah inventory, Stock barang  di store banyak yang kosong  untuk itu  harus segera di order kembali supaya operasional perusahaan bisa  tetap berjalan dengan baik.

Prosedur Pembelian barang untuk perusahaan jasa perhotelan mungkin hampir sama dengan perusahaan lainnya, tetapi yang membedakan disini adalah proses pengajuan dan pembuatannya yang agak berbeda, pada judul sebelumnya saya sudah membahas tentang Prosedur Pemesanan dan Pembelian Barang,  yang menjelaskan tentang cara pembelian barang mulai dari pembuatan Purchase requestion sampai menjadi  Purchase Order.

Pada kesemapatan kali ini, akan dibahas tentang cara - cara atau prosedur pengajuan pembelian barang untuk memenuhi kebutuhan hotel baik secara langsung ( direct order ) atau pemeblian barang - barang yang disimpan di store ( Store item ) yang mungkin belum di ketahui banyak oleh rekan - rekan Store keeper, Cost control atau Purchasing yang masih baru.

Baiklah kita jelaskan prosedur atau cara membuat Purchase Requestion ( PR )  di bawah ini :

1.Menentukan Jenis Barang

Kita kelompokan  barang barang kebutuhan hotel sesuain dengan jenisnya :

• Material supply ( Produk- Produk Material termasuk Engineering supply ) :
• Food Supply ( Fruits & Vegetable, Groceries, Meat, fish, poultry, Dairy Product  dsb )
• Beverage supply  ( Mineral water , Soft drink, Beer & Alcohol )

2. Siapa saja yang bisa mengajukan atau Membuat Purchase Requestion ( PR )

   

Storekeeper  : sesuai dengan job desc nya seorang store keeper harus mampu mengatur stock barang yang ada di store ( Food, Beverage & Material ) sehingga jika stock barang kosong, storekeeper bisa mengajukan Form Purchase Requestion ( PR ) kepada Purchasing dengan terlebih dahulu di setujui oleh Cost Controller atau Financial Controller

Outlet /  Departement : Selain Storekeeper, Outlet atau departement lain juga bisa mengajukan Purchase Requestion yang tentunya barang yang di order adalah barang yang bersipat direct order  ( langsung )  sesuai dengan kebutuhan depertemen mereka

Contoh Formulir Purchase Requestion

Purchase Requestion Form

Prosedur atau Cara Pembuatan Purchase Order ( PO )
Setelah selesai pembuatan purchase requestion yang tentunya sudah di setujui oleh dept head masing -masing  maka selanjutnya di serahkan ke bagian purchasing untuk di tindak lanjuti yang nantinya form tersebut akan di buat menjadi Sebuah Form Purchase Order.

Ada beberapa hal yang harus di lakukan oleh bagian purcahsing sebelum menjadikan PR menjadi sebuah PO, yaitu :

• Mengecek harga barang di pasaran
• Menentukan Supplier yang berkualitas ( minimal 3 Supplier ) sebagai perbandingan 
• Menetapkan harga beli yang kompetitif  
• Memastikan barang datang tepat waktu

Setelah proses tersebut diatas selesai baru purchasing membuat Form Purcahse Order  dan selanjutnya diserahkan kepada Financial Controller dan General Manager untuk di Approvel, selanjutnya PO di fax atau di email kepada supplier terpilih serta di follow up terus sampai barang datang tepat waktu.

Contoh Form Purchase Order

Purchase Order Form

Selain dari Purchase requestion dan Purchase Order, Cara Pemesanan dan Pembelian Barang Untuk Hotel, bisa  juga melalui pembuatan Market List Order, yang membedakan hanya pada jenis barang yang diorder.

Market list order digunakan untuk pembelian barang - barang direct yang costnya langsung di bebankan ke outlet ybs. biasanya di gunakan oleh bagian kitchen untuk order barang - barang direct food seperti sayur - sayuran dan buah-buahan, dsb.

Demikianlah Cara Pemesanan dan Pembelian Barang Untuk Hotel, semoga bermanfaat dan bisa menambah pengetahuan Anda.  

5 Langkah Cara Cost Analisis Dan Price Analisis

Silahkan Download...!

5 Steps Cost Analysis dan Price Analysis 

 

 

 

 

Lowongan Kerja Cost Control

Lowongan Kerja Cost Controller Hotel 

---------------------------------------------------------------

Food And Beverage Inventory Spot Check

Apa yang akan Anda lakukan sebagai seorang Cost Control apabila pada saat menghitung stock atau inventory di outlet store seperti produk Food & Beverage sering terjadi kesalahan atau selisih  antara Begining stock ,Store Requestion dengan Penjualan serta Ending stock..?  hal ini akan selalu terjadi apabila Anda tidak melakukan Daily Inventory atau tidak mempunyai data  pencatatan transaksi produk secara detail dan kontinyu ( berkesinambungan )  

Untuk memastikan bahwa stock barang - barang di outlet store bisa tercontrol dengan baik maka pada kesempatan ini saya akan memberikan caranya yaitu dengan menggunakan tabel atau Aplikasi Food & Beverage Spot Check, yang akan terbagi menjadi dua bagian yaitu Food Inventory Spot Check dan Beverage Inventory Spot Check. 

Tujuan dan Fungsi Food & Beverage Inventory Spot Check

Tujuan dan Fungsi dari  penghitungan atau Inventory spot check adalah :

• Untuk mengontrol stock / Produk yang ada di outlet store
• Untuk mengetahui jumlah penjualan produk yang ada di oultelt
• Memudahkan pada saat inventory akhir bulan
• Meminimalisir produk yang hilang dan rusak ( loss & spoilage )   atau proses Cheating yang akan di lakukan oleh oknum yang tidak bertangung jawab.  

Food Inventory Spot Check

Gambar tabel excel silahkan klik Food Inventory Spot Check

Cara Membuat Food Inventory Spot Check

Pertama : untuk pembuatan Food inentory spot check, Anda terlebih dahulu harus menentukan produk item atau menu apa saja yang akan di inventory, usahakan produk menu yang paling laku atau banyak terjual, selanjutnya tentukan Unit serta  unit portion ( grm ) maksudnya dalam 1 Porsi itu quantitinya berapa grm

Kedua : Stock Available maksudnya pada kolom ini tentukan terlebih dahulu Opening stock / Par stock dari produk iem yang akan di jual selanjutnya tambahkan kolom Requestion artinya  kolom yang akan di isi dengan total produk yang di order dari Food store  sehingga akan menjadi Stock available

Ketiga : Sales yaitu kolom yang akan di isi dengan total penjualan produk item tersebut, data penjualan ini harus sesuai dengan total sistem penghitungan penjualan yang di gunakan oleh bagian cashier artinya jumlah penjualan di outlet harus balance dengan jumlah penjualan yang ada di bagian cashier / income audit

Ke empat : Credit yaitu kolom yang berisi penjualan produk item tersebut tetapi berupa Entertaint atau Officer Check artinya produk akan berkurang tetapi tidak mendapatkan revenue 

Kelima : Closing atau Ending stock adalah sisa produk item dari penghitungan Opening stock + Store Requestion - Sales - Credit = Ending stock.    Pada kolom ini berisi ending stock secara theory dan ending stock secara actual, tujuannya adalah untuk membandingkan  penghitungan stock secara sistem dan manual 

Ke enam : Different atau Selisih, pada kolom ini akan secara otomatis terlihat selisih penghitungan produk apabila terjadi salah penghitungan quantity produk antara Opening stock , Sales serta Closing 

Pada tabel excel Inventory spot check ini juga di lengkapai dengan kolom today artinya transaksi harian dan kolom todate artinya  akumulasi dari transaksi harian  selama periode tertentu, serta kolom - kolom tersebut berisi rumus excel yang mudah di pelajari.

 

Beverage Inventory Spot Check

Bentuk tabel dan cara penghitungannya sama dengan Food inventory spot check hanya yang membedakan di Bevergae Inventory Spot check adalah produknya saja,  seperti Anda ketahui yang termasuk kedalam produk beverage adalah Mineral Water, Soft Drink, Beer atau minuman ber Alcohol ( wine, liquer dsb )

Klik contoh gambar tabel excel  Beverage Inventory Spot Check 

Sama halnya dengan Food inventory spot check, penghitungan serta kolom Beverage Inventory spot check juga terdiri dari Opening stock, Store Requestion, Penjualan serta Ending stock, Anda bisa pelajari sistem penghitungannya, mudah - mudahan bermanfaat dan menjadi tambahan pembelajaran bagi Anda sebagai cost control

Laporan Inventory spot check ini bisa Anda laporkan pada atasan Anda ( FC, EAM, GM ) dengan terlebih dahulu di setujui oleh F&B Manager, apabila diminta oleh perusahaan Anda.

Untuk mendapatkan penghitungan  serta rumus - rumus dari Food & Beverage Inventory Spot Check Ini secara lengkap dan jelas, bisa Anda pelajari melalui ebook  Belajar Cost Contol Hotel untuk Pemula 

> Pengunjung blog ini juga membaca  Cara Membuat Menu Recipe

5 Cara Menjadi Cost Control Hotel

Banyak dari subcriber  ( anggota belajar cost control ) yang sudah gabung dan mereka  bertanya tentang bagaimana caranya menjadi seorang cost control,  mereka yang bertanya umumnya adalah rekan - rekan kita yang baru belajar dan yang mau melamar kerja di perusahaan jasa perhotelan  khususnya di bagian Cost control, dan jawaban saya adalah tidak mudah dan tidak gampang  atau sehabis baca blog saya terus Anda bisa langsung menguasai ilmu cost control dan di terima kerja di perusahaan perhotelan.

Sebagai seorang cost control yang kebetulan lebih dahulu mendapat pekerjaan di banding rekan - rekan yang masih dan mau belajar di blog ini, saya mengajak mari kita sama- sama belajar dan berbagi ilmu  bagaimana caranya supaya kita bisa menguasai posisi cost control.

Anda harus mempelajari dasar - dasarnya terlebih dahulu  di mulai dengan mengerti tentang job description serta  tugas dan tanggung jawabnya sebagai cost control  selanjutnya ada 5 cara yang bisa Anda pelajari untuk menjadi cost control Hotel.

Pertama : RECEIVING
Untuk bisa menjadi Cost control  terlebih dahulu Anda harus menjadi seorang  Receiving  di sebuah perusahaan jasa perhotelan dan Restaurant, karena dengan menjadi seorang receiving Anda akan mengetahui nama & jenis barang, Quantity barang serta  kualitas barang yang di perlukan dan di gunakan untuk operasional perusahaan jasa perhotelan, selain itu receiving akan mengetahui proses pembelian barang dari mulai Market list, Purchase Order serta laporan pembuatan Daily Receiving Report yang datanya harus di laporkan dan di serahkan kepada Cost Control.

Kedua : STOREKEEPER   
Selain Receiving, untuk menjadi Cost control  Anda juga bisa menjadi seorang Storekeeper sebelumnya, karena Job desription Store keeper saling berhubungan  dengan tugas dan tanggung jawab cost  control, untuk itu bila Anda ingin menjadi seorang cost control maksimal kan  terlebih dahulu kemampuan Anda di bagian store keeper ini.

Kemampuan / Skill yang harus Anda maksimalkan adalah :

• Menguasai dan memahami  Quantity dan Unit ( Kg, Can, Bottle, Pack, Tin, Zar, Pail, dsb ) semua barang di store
• Menegerti sistem Par stock dan sistem penyimpanan barang ( FIFO / LIFO )
• Mengerti sistem Penghitungan Minimum Stock
• Menguasai sistem inventory  

Dengan mengerti dan menguasai skill diatas tersebut maka Anda bisa lebih dekat untuk mendapatkan posisi Cost Control

Ketiga : PURCHASING
Untuk menjadi cost control, Anda bisa terlebih dahulu menjadi seorang Purchasing, meskipun pada kenyataanya jarang sekali dari Purchasing yang pindah menjadi cost control, tetapi tidak ada salahnya sebagian dari rekan - rekan ingin pindah posisi ke cost control, apalagi perusahaan jasa perhotelan sekarang banyak merekrut calon karyawan yang multi skill.

Apabila Anda sudah menjadi Purchasing lebih mudah caranya untuk menjadi cost control karena selain dari level atau posisi jabatan yang sama, seorang purchasing lebih banyak mengerti  pekerjaan seorang cost control secara langsung khususnya dalam menganalisa harga barang ( Price Analysis )

Keempat : COST CONTROL
Pada point ini saya jelaskan bahwa mungkin ada diantara Anda sebelumnya sudah menjadi seorang cost control untuk perusahaan lain dan berencana alih pekerjaan menjadi Cost controller perusahaan jasa hotel & restaurant, maka sangat mudah sekali karena hampir dipastikan job descriptionnya hampir sama hanya yang membedakan dalam hal operasional dan pengalokasian barangnya saja.

Saya yakin bagi Anda yang sudah menjadi cost control sebelumnya akan sangat mudah untuk menjadi seorang cost controller hotel karena Anda sudah paham dan mengerti tentang Ilmu cost control.

Kelima : Belajar Cost Control Untuk Pemula
Bagi Anda para pemula atau fresh graduate yang  belum pernah sama sekali menjadi ( Receiving, Storekeeper, Purchasing atau Cost Control )  Anda bisa ikut pembelajaran langsung secara online di blog saya " Belajar Cost Control " atau Belajar Cost Control Untuk Pemula.


Semoga Sukses....