Cara Menghitung Guest Room Supplies

Guest Supplies Hotel

Salah satu tugas Cost control adalah menghitung pemakaian barang - barang yang di sediakan di kamar hotel atau di sebut juga denagan Guest amenities atau Guest Room Supplies, barang - barang ini bersipat expense karena costnya dibebankan langsung ke bagian  yang bersangkutan yaitu Departemen Housekeeping,  

Guest Supplies Housekeeping

Yang termasuk kedalam barang - barang Guest Supplies Housekeeping yaitu :

Food : 

• Sugar white sachet
• Creamer sachet
• Coffee Sachet
• Tea sachet

Beverage :

• Mineral Water bottle,  kemasan 600 ml atau 330 ml

Material : 

• Bath Soap
• Shampoo
• Shower gell
• Shower cap
• Tooth brush
• Slipper
• Shaving kit
• Sanitary bag
• Pencil
• Plastic laundry bag
• Note pad
• Tissue Roll toilet
• Tissue Facial box

Cara Menghitung Guest Supplies

Untuk menghitung pemakaian guest room supplies bisa dilakukan dengan cara :

1. Tentukan stock available guest supplies  yang di display di setiap kamar hotel
2. Menghitung total occupancy atau total jumlah kamar yang terjual selama periode tertentu ( 1 minggu  atau  1 bulan )
3. Menghitung total pemakaian / consumption 1 minggu atau 1 bulan
4. Total pemakaian di bagi dengan total occupancy kamar 
5. Apabila hasil nilainya antara 0.5 s/d 1.5 artinya jumlah pemakaian guest supplies masih normal
6. Apabila nilainya diatas 1.5 lebih artinya pemakain guest supplies lebih banyak dibandingkan dengan jumlah occupancy atau cost pemakaiannya tinggi.

Untuk lebih jelas silahkan cek pada gamabar dibawah ini  :

Guest Room Supplies Reconciliation

Cara Menganalisa apabila jumlah pemakaian guest room supplies lebih banyak dibandingkan dengan jumlah penjualan kamar hotel ( Total  Occupancy ) adalah :

• Tentukan total pemakaian dengan total occupancy setiap minggu supaya lebih mudah untuk dideteksi 
• Cek perkiraan ( forecast ) tingkat hunian kamar  dibagian front office
• Tentukan Stock  permintaan dari outlet yaitu dengan membatasi store requesition
• Buat Guest Room Supplies reconciliation seperti contoh diatas
• Inventory stock guest supplies yang berada di bagian housekeeping  setiap bulan 

 

 

 

Sistem Pengendalian Internal Cost Control

Sistem Pengendalian Penjualan Food & Beverage

Alat Pengendalian atau Pengawasan ( Controlling )  pada sebuah perusahaan hospitality seperti  Hotel,Restauran, Cafe, Bar dsb, tentunya menggunakan sebuah sistem yang dapat mengontrol pemakaian ( consumption ) atau Penjualan ( Sales ) tentang semua produk yang di jual, sehingga apabila terjadi selisih atau keslahan bisa  diketahui  dengan mudah dan cepat letak permasalahannya.

Banyak jenis Sistem / Software alat  pengendalian internal yang digunakan  oleh sebuah perusahaan tersebut tergantung dari kemampuan keuangan dan kebutuhan dari si pengguna sistem ini, misalnya :

• Sistem Pengendalian Internal Manual
• Sistem Pengendalian Internal Semi otomatis
• Sistem Pengendalian Internal Otomatis

 A. Sistem Pengendalian Internal Manual

Sistem ini yang biasa  digunakan dan umum dipakai oleh perusahaan yang menjual atau menyajikan produk Food & beverage, sistem ini sangat murah dan biasa digunakan oleh perusahaan kecil, meskipun sering terjadi kesalahan oleh faktor manusia tetapi sistem manual ini sangat simple  dan mudah digunakan,  apa  saja yang termasuk dalam sistem pengendalian internal manual ini :

1. Captain Order

Captain order merupakan alat yang digunakan untuk menuliskan pesanan tamu atau konsumen yang akan memesan makanan atau minuman, alat ini hanya berisi nama produk dan jumlah pesanan yang biasanya terdiri dari tiga salinan ( copy )  dimana lembar  pertama yang asli diberikan kepada konsumen dan salinan   kedua diberikan kepada bagian kitchen selanjutnya salinan yang ketiga disimpan oleh bagian kasir  restauran sebagai file, selain itu captain order juga memiliki nomerator sebagai alat control untuk bagian keuangan ( Income Audit atau Cost Control )

2. Bill Guest

Betuknya hampir mirip dengan captain order, tetapi bill guest memupunyai kelebihan dalam hal pencatatan karena selain dari nama dan jumlah orderan yang dipesan didalam bill guest juga terdapat bagian yang bisa digunakan untuk mencatat total Harga, Tax & Service dari sejumlah produk yang di pesan oleh kostumer

3. Banquet Event Order ( BEO ) 

Meskipun fungsinya tidak bisa digunakan untuk mencatat orderan  tetapi BEO bisa digunakan oleh outlet cashier sebagai dasar untuk mengetahui toal pack serta harga yang telah disepakti antara klien dengan bagian sales marketing,  biasanya klien yang menggunakan paket meeting dengan tambahan breakfast, Coffeebreak, Lunch atau Dinner akan tercatat dalam BEO.

B. Sistem Pengendalian Internal Semi Otomatis

Sistem pengendalian Internal ini biasa digunakan oleh perusahaan menengah yang sudah menggunkan alat komputer dalam penghitungan dan pengawasan penjualan produk food & beverage, sistem semi otomatis yang digunakan biasanya kombinasi antara sistem manual dan sistem komputer  seperti  format Excel, dimana semua total penjualan produk di input perhari termasuk ( Nama Produk, harga, Tax dan service ) yang akan disajikan dalam bentuk Daily Revenue Report.

Contoh dari sistem pengendalian Internal semi otomatis yaitu :
1. Daily Inventory
2.Sistem Rekonsiliasi

C. Sistem Pengendalian Internal Otomatis      

Sistem ini digunakan oleh perusahaan menengah ke atas ,proses kerja sistem  otomatis ini sangat terkomputerisasi atau berbentuk software khusus sehingga  semua pencatatan order dari kostumer terkoneksi keseluruh bagian yang berkepentingan dengan proses pengendalian internal seperti  F&B office, Main kitchen, Accounting ( Cost control , Income audit / Revenue Manager ) sehingga datanya menjadi sangat akurat untuk di proses.

Kesimpulan :

Dari semua sistem yang ada semuanya tergantung kepada Sumber daya manusia yang ada, karena dengan ketelitian, dan keterampilan yang memadai sangat penting dalam proses Pengendalian Internal Cost Control khususnya didalam sebuah perusahaan,  Sistem hanyalah alat utntuk memudahkan proses kerja selebihnya yang berperan penting adalah faktor manusia itu sendiri.

 

  

    

 

Manajemen Pembelian

Manajemen Pembelian Dalam Perusahaan Anda

Manajemen pembelian adalah cara mengelola proses pembelian semua barang kebutuhan  untuk perusahaan dengan melibatkan beberapa sumber seperti orang, proses dan sistem dengan tujuan membeli semua barang dan jasa untuk selanjutnya di proses dan di jual kembali  guna mendapatkan keuntungan.

Salah satu dasar Manajemen pembelian adalah bahwa barang - barang yang akan  dibeli di peroleh dengan harga terbaik untuk menghemat biaya  dan   mendapatkan keuntungan terbaik bagi perusahaan.

Metode yang digunakan untuk memastikan manajemen pembelian yang baik adalah menggunakan Prosedur   Permintaan pembelian  ( Purchase Requesition )  dan selanjunya di buat  kedalam Pesanan pembelian ( Purchase Order ) 

Permintaan pembelian  ( PR ) dibuat oleh orang atau bagian di luar Departemen pembelian pada saat mereka membutuhkan produk tersebut baik untuk persediaan ouletnya atau untuk  meningkatkan pelayanan atau penjualan kepada para pelanggan.

Pesanan Pembelian ( PO ) di buat oleh bagian pembelian digunakan untuk memesan semua barang - barang kebutuhan yang sudah di buat dalam formulir permintaan pembeliaan  secara langsung dengan supplier yang sudah disepakati .

Di dalam perusahaan besar untuk proses pembelian biasanya menggunakan Sistem Pengadaan Pembelian secara komputerisasi untuk menunjang dan memfasilitasi  Manajemen Pembelian. sedangkan bagi perusahaan kecil biasanya menggunakan sistem manual  atau  sistem yang sederhana.

Dasar - dasar Pembelian 

Dasar pembelian merupakan hal yang penting dari sebuah usaha, karena  perusahaan besar atau kecil memilki dasar pemblian  yang meliputi sbb :

• Menyiapkan strategi pembelian        
• Mengumpulkan informasi yang cukup tentang supplier dan produk yang akan di gunakan 
• Mengevaluasi tender dan memilih supplier
• Menegosiasikan syarat dan ketentuan  dengan para supplier yang akan di ajak kerja sama
• Menjalankan dan mengelola kesepakatan yang sudah di putuskan bersama

Dengan memahami konsep dari dasar - dasar pembelian ini akan memastikan bahwa bagian pembelian akan memilih supplier dan dengan harga terbaik untuk perusahaannya.

Manajemen Pembelian yang baik  merupakan  cara dan konsep terbaik dalam menjalankan kerjasama antara pihak perusahaan dengan para supplier umtuk mendapatkan penawaran harga terbaik, cara pengiriman barang yang baik dari segi kualitas dan kuantitas  dan sistem pembayaran terbaik supaya saling menguntungkan.

   
Anda ingin mendapatkan Panduan Belajar Cost control dari saya  dan  mendapatkan  ebook Daily Flash Cost Report, silahkan ....

    DOWNLOAD  DISINI

Standar Costing

Apa yang dimaksud dengan Standar Costing...?

Standar costing  adalah teknik akuntansi yang digunakan oleh beberapa perusahaan yang memproduksi barang yang akan dijual untuk mengidentifikasi selisih atau perbedaan antara :

1. Biaya aktual harga bahan baku barang yang akan diproduksi
2. Harga jual  yang harus ditetapkan setelah  barang  di produksi

Standar cost biasanya akan tergantung dengan Budget dari si pembuat produk tersebut misalnya budget produksi dan perencanaan target keuntungan serta memperhatikan juga biaya bahan baku, biaya tenaga kerja langsung, biaya operasional perusahaan dengan Standar Costing.

Penghitungan untuk menentukan  antara biaya persediaan dan Harga Pokok Produksi Penjualan adalah dengan data yang lengkap dan benar, yang akan  digunakan dalam proses produksi guna mendapatkan harga jual produksi yang benar.

Jika sebuah perusahaan menerapkan Standar Costing yang lebih tinggi untuk biaya bahan baku, biaya tenaga kerja  dan biaya operasional maka pihak perusahaan akan mengalami kesukaran dalam memenuhi laba bersih  yang sudah ditargetkan sebelumnya,

Setelah mengetahui selisih harga antara harga pokok produksi  dengan harga jual  produk maka pihak perusahaan akan   mencari solusi harga barang yang lebih murah untuk di produksi atau akan menaikan harga jual barang setelah diproduksi.

Misalnya : 

Harga penjualan daging Sirloin  Rp. 150.000 / Porsi

Biaya bahan baku yang digunakan ( Daging sirloin, Bumbu, Biaya operasional,  dsb ) adalah  Rp. 55.000,

Dengan Standar Cost : 30% 

Maka harga yang harus dijual adalah : Rp.55.000 X 100  :  30  = Rp. 183.334
Dengan Melihat harga jual saat ini maka harganya kurang dari Standar Costing, untuk itu solusi yang harus dilakukan adalah :

1. Menaikan harga jual  atau
2. Mengurangi bahan baku produksi  ( Daging Sirloin, Seasoning atau Ingredient nya )

Setelah membaca penjelasan ini diharapkan rekan - rekan mampu menentukan harga jual untuk masing- masing produk yang akan dijual,  semoga bermanfaat....

 

Perbedaan Antara Cost dan Expense

Cara Membedakan antara Cost dan Expense

Pengertian istilah Cost ( Biaya ) dan Expense ( Beban ) hampir sering dipakai  dan keduanya hampir mirip dan kadang sering terjadi kesalahan dalam penggunaan istilah tersebut  tetapi di dalam ilmu akuntansi biasa di jelaskan sebagai berikut : 

Cost / Biaya adalah total harga yang dikeluarkan untuk memperoleh nilai pemasukan dari sejumlah harga yang di keluarkan tadi.

Contoh : Untuk acara makan malam ( Dinner ) sejumlah 50 Pack,  outlet kitchen menyiapkan bahan makanan seperti Sop Buntut sebesar  10 Kg  dengan harga / kg = Rp. 150.000, jadi biaya yang dikeluarkan  adalah Rp.1.500.000,  dengan asumsi akan mendapatkan pemasukan / revenue dari penjualan tersebut sekitar   Rp. 5.000.000, jadi total costnya : 30%

Expense / Beban adalah total harga yang dikeluarkan tanpa memperoleh nilai pemasukan secara langsung  dari total harga yang di keluarkan

Contoh : Pembelian alat tulis kantor seharga Rp. 500.000, di gunakan untuk mencukupi kebutuhan peralatan back office.  maka secara tidak langsung tidak memberikan  revenue atau pendapatan bagi perusahaan, maka harga yang dikeluarkan sipatnya di bebankan atau di expense ke outlet yang bersangkutan.

Jenis - Jenis  Biaya  ( Cost )

Biaya Langsung : biaya yang berhubungan langsung dengan produk yang di jual

Biaya Tidak Langsung : Biaya yang tidak berhubungan langsung dengan produk yang di jual

Biaya Tetap : Biaya yang tidak berubah dalam kaitannya dengan kegiatan usaha

Biaya Variabel : Biaya yang berubah secara proporsional dalam kaitannya dengan perubahan kegiatan usaha yang di jalankan.

  

Demikian Perbedaan Antara Cost dan Expense,  Semoga bermanfaat untuk Anda semua....

Inventory Slow Moving

Cara Menentukan Barang-Barang Slow Moving

Pada postingan sebelumnya saya sudah membahas tentang Cara Menghitung Minimum Stock, karena barang - barang yang slow moving ini bisa terjadi disebabkan oleh tidak adanya inventory atau penghitungan minimum stock secara benar, sehingga banyak barang-barang menumpuk dan tidak terpakai di store.

Barang Slow moving adalah barang yang tidak di request atau digunakan  selama waktu hampir 90 hari sehingga menyebabkan perputarannya lambat 

Ada tiga hal yang dapat menyebabkan barang - barang Slow Moving  :

1. Over Stock ( Stock barang yang berlebihan ) 
2. Turn Over Stock ( Perputaran  yang lambat  pada barang - barang yang di stock )
3. Jangka Waktu Pengiriman Barang ( waktu pengiriman barang tidak sesuai  dengan permintaan atau pengiriman barang secara parsial )

Cara yang harus di lakukan dalam Inventory Slow Moving

• Atur dan susun barang - barang di store dengan rapi sehingga memudahkan pada saat inventory, dan bisa menentukan barang tersebut dari hal - hal Barang Expired ( kadaluarsa ),  Barang Rusak ( spoilege ), serta barang yang lambat turn overnya,  dalam hal ini gunakan metode First In First Out ( FIFO )
• Identifikasi bentuk atau kemasan barang masih layak untuk digunakan atau sudah rusak 
• Chek  barang - barang yang tingkat penjualannya rendah lalu pisahkan  dan dibuat laporan Form Slow Moving Item, umtuk di laporkan ke Chief accounting dan Pimpinan oulet barang yang bersangkutan supaya di tindak lanjuti 
• Informasikan dan tawarkan kepada oulet yang bersangkutan, supaya barang - barang slow moving segera di gunakan atau di jadikan sebagai  promosi  dengan tujuan untuk mengurangi Cost

Secara umum dengan adanya barang - barang slow moving ini akan membuat kerugian bagi perusahaan atau penambahan cost,  karena telah terjadi penumpukan barang  atau  modal yang tidak bergerak, untuk itu supaya tidak terjadi hal seperti ini maka di perlukan cara Inventory Slow Moving  secara berkala
   

20 Cara Menghemat Energi Listrik

Cara Menghemat Listrik ( Save Energy Listrik )

Kita semua pasti tahu dan mengalami bagaimana hampir setiap tahun tarif listrik selalu naik dan kondisi seperti ini akan sangat memberatkan bagi kita semua, apalagi bagi para pengusaha Hotel, Restaurant, Kafe, Catering dsb, atau mungkin bagi kita sendiri dirumah, banyak cara yang bisa dilakukan oleh kita semua untuk menekan supaya biaya tagihan listrik berkurang dengan cara penghematan  baik legal maupun ilegal, tentunya dalam hal ini saya menganjurkan cara yang Sah atau Legal kepada Anda, supaya tidak mendapatkan masalah di kemudian hari.  

Pada kesempatan ini saya akan berbagi kepada Anda,  20 Cara Menghemat Energi Listrik ,   khusunya untuk di lingkungan usaha Hotel dan Restaurant dsb,  cara- cara yang akan saya jelaskan dibawah ini mungkin sudah pernah dilakukan oleh para Manager Teknisi atau chief Engineering, tapi tidak ada salahnya kalau kita sebagai Cost control atau Pengawas Biaya perusahaan mengetahuinya karena hal ini pemakaian energi listrik ini  berpengaruh kepada Biaya perusahaan apalagi jika nominalnya sangat besar tentunya akan mengurangi Profit perusahaan.

Ke - 20 Cara Menghemat Energi Listrik tersebut adalah :

1. Gunakan fungsi  pencahayaan dengan benar  khusunya  pada area kerja, hal ini akan   mengurangi konsumsi tingkat pencahayaan secara keseluruhan
2. Membersihkan fiting lampu secara teratur.
3. Memberikan penjelasan kepada customer  dan staf mengapa Anda menerapkan kebijakan hemat energy dan mengajak mereka untuk ikut bekerjasama. 
4. Gunakan AC dan Exhaust fan hanya bila diperlukan
5. Periksa dan bersihkan atau ganti filter AC dan knalpot kap sehingga AC dan Exhaust fan dapat bekerja lebih efisien
6. Check  suhu maksimum dan suhu minimum untuk pendinginan
7. Ganti  lampu pijar di area kerja dengan lampu neon.   
8. Gunakan  natrium pencahayaan untuk penerangan eksternal dengan  watt yang  jauh lebih rendah dari  jenis lain.
9. Pasang tombol otomatis On-off  pada AC sehingga apabila ditinggalkan atau lupa mematikan maka akan mati sendiri secara\otomatis    
10. Pasang ventilasi jendela  di dinding untuk mengeluarkan udara panas  
11. Check waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan uap-tabel dan bain-maries hingga panasnya jauh lebih kecil
12. Gunakan  oven microwave untuk  memasak dalam  tugas-tugas tertentu.  
13. Pastikan peralatan  pemanas seperti  combi oven memiliki alat  pengatur waktu
14. Check suhu  panas yang tepat  untuk digunakan pada saat  memasak, karena dengan  menyesuaikan suhu ini akan menghemat energi  
15. Check dan kalibrasi ulang termostat pada semua peralatan memasak secara teratur. dan ganti jika diperlukan.
    
16. Check pengoperasian pembilas pada mesin cuci piring yang  dijalankan sesuai dengan waktu yang diperlukan
17. Install pemanas air tenaga surya untuk meningkatkan pemanas air sehingga Anda tidak perlu banyak gas atau pemanas listrik
18. Gunakan  lampu dengan watt rendah di pintu keluar dan pada daerah keluar masuk barang ( receving office )  .
19. Bersihkan filter  AC supaya tidak berdebu dan jadikan ini bagian dari daftar rutin mingguan.
20. Pasang plastik bergaris / tirai plastik  di pintu ruang pendingin ( freezer store ) untuk menyimpan udara dingin 

Belajar Cost Control Hotel yuk...disini...!