COST OF SALES RATIO - Cost Of Good Sold

Menentukan Cost Of Sales ( Hotel Product )

Menentukan komposisi dan prosedure operasional

• Biaya penjualan yaitu item yang di konsum atau di gunakan selama periode tertentu ( Beginning inventory + Purchase - Ending inventory = Consumption )  
• Menghitung atau menyesuaikan revenue yang di peroleh atas penjualan dengan biaya yang di keluarkan

 

Selain penentuan sistematis rasio secara keseluruhan, dan analisa  biaya penjualan,hal-hal berikut juga dapat ditentukan :

• Food and Beverage
• Product sejenis
• Nilai penjualan
• F&B reconciliation
• Rasio dapat di analisa satu bulan sekali, semuanya dapat di analisa sesuai dengan  kebutuhan dan bila di temukan perbedaan.

 

Food reconciliation

Product item         Beginning   +   Purchase  -  Ending      =      Sales       
Meat (ex)               10 Kg             100 Kg        60 Kg             50 Kg

Beverage reconciliation

Product item         Beginning     +  Purchase   -   Ending        =   Sales
Wine (ex)              1 Bottle            5 Bottle        3 Bottle          3 Bottle

Point yang harus di perhatikan                                                                                                  

• Sistem yang di gunakan dalam penghitungan telah sesuai dengan standar operasional                       
• Pemakaian di sesuaikan dengan tingkat penjualan sesuai dengan pendapatan yang masuk                    
  
• Consumption dan revenue yang harus balance   
• Consumption lainnya dari Food & Beverage yang di alokasikan ( Employee meal, Meal reward dan Entertainment dll )
•                                                                      

Rasio ditentukan, dianalisa dan disajikan dalam laporan khusus setiap bulan, laporan komparatif dibentuk untuk mengikuti tren utama dari biaya rasio penjualan (dibandingkan dengan anggaran dan rasio  tahun sebelumnya )
  

Hal-hal penting

• Item yang di retur atau hilang harus diperhitungkan dalam penghitungan pemakaian. 
• Hal-hal yang dapat membuat masalah dalam penghitungan analisa biaya rasio penjualan, seperti tidak konsistennya  dalam menentukan harga  penawaran antara bagian F & B dan  Room Division.
• Pemakain yang tidak di hitung (Compliment, Pemakain staf, dll)
• Informasi yang digunakan untuk menganalisa rasio harus dibandingkan dengan data akunting.               Laporan analisis bulanan harus di  file agar dapat menentukan  variasi harga dari tahun sekarang ke tahun selanjutnya,

FOOD INVENTORY

 

Inventory System

      Seperti kita ketahui bahwa begitu banyak barang-barang yang harus di inventory terutama di perusahaan jasa seperti  Hotel, Restaurant, kafe dsb, dalam hal ini yang kita akan bahas adalah perusahaan jasa perhotelan yang kita tahu bahwa hotel memiliki item yang banyak sekali jumlahnya, maka untuk memudahkan dalam penghitungan barang atau Inventory harus di lakukan pengklasifikasian barang berdasarkan jenis dan bentuk barang tsb, untuk itu kita klasifikasikan barang ke dalam tiga kelompok yaitu :

1. Food item ( makanan )
2. Beverage item ( minuman )
3. Material item ( barang-barang  material ) 

     1. Food item adalah semua jenis barang yang dapat di cosume atau di makan oleh tamu hotel,  biasanya barang-barang food ini di request oleh bagian F&B khusunya food product atau kitchen, sehingga mereka mempunyai tempat atau store tersendiri ( sub Main Store ) yang berfungsi untuk menyimpan barang - barang yang di request dari Food store ( Main store ) dengan demikian  pada saat  Food Inventory di lakukan  Cost Control  harus menghitung juga stock barang yang ada di kitchen store.

Food item store terbagi dua bagian, Food item direct dan non direct, yang termasuk direct yaitu food item yang Cost nya di bebankan langsung ke outlet bersangkutan ( kitchen ) seperti Cheese, egg, butter, milk dll,  kenapa di bebankan langsung.?  karena food item seperti diatas tadi susah untuk di prediksi  pemakiannya,   selanjutnya yang non direct yaitu food item yang di simpan di main store/ Food store yang di awasi langsung oleh bagian Store / warehouse

     
Food Inventory dilakuakn setiap bulan oleh Cost control,Storekeeper,serta pihak ke tiga yaitu user dari departement yang bersangkutan  ( F&B Manager, Chef ) seperti biasa semua barang yang belum terpakai dihitung sisanya yang nantinya akan di jadikan Ending store dalam Food rekonsiliasi.

    
Hasil dari Food inventory di gunakan untuk menhitung Cost of food, biasanya setiap Hotel atau company lainnya menentukan budget inventory, untuk hotel berbintang tiga ( Three Star ) di patok budget antara 30%- 31%, untuk bintang empat ( Four Star ) di patok rata-rata 34%-35% dan untuk hotel bintang lima atau bintang lima diamond costnya berkisar 40%, tetapi semua tergantung kebijakan hotel masing-masing.

Monthly Inventory General Store

Inventory adalah proses penghitungan stock barang yang akan digunakan untuk keperluan operasional perusahaan supaya bisa terpenuhi dengan baik.

INVENTORY CONTROL

• Tentukan jenis barang yang akan di inventory ( food, Beverage, Material, etc )
• Tentukan metode penilaian harga barang, yaitu Average price, Actual price atau Last price
• Stocktaking atau inventory harus di lakukan setiap bulan
• hitung actual fisik barang dan gunakan blank note untuk mencatat semua barang
• Jumlah fisik barang harus sama dengan stock card dan jumlah yang terdapat di system Inventory
• Pada saat inventory harus di sertai pihak ketiga supaya tidak terjadi konflik kepentingan 
• Gunakan Rekonsiliasi barang antara barang yang di beli dan barang yang di request

         Setelah di lakukan inventory semua barang selanjutnya Cost control memasukan data ke sistem dan apabila terjadi selisih antara fisik barang dengan sistem maka lakukan investigasi dengan cara verifikasi jumlah fisik barang dengan data yang ada di stock card dan data yang ada di sistem serta cek data yang ada di Store Requesition form.

       Untuk mendapatkan hasil yang akurat lakukan Rekonsiliasi  yaitu dengan meghitung  data awal       (   begining store ) + purchase ( Incoming store ) - requesition ( Outgoing store ) = Ending store,   

data ending store ini nantinya akan di jadikan total persediaan pada bulan berikutnya.

FUNGSI INVENTORY

• Untuk mengetahui stock persediaan barang
• Untuk mengetahui jumlah consume atau cost  yang di keluarkan dalam waktu tertentu ( 1 bulan )
• Untuk menghitung Cost of good sold
• Untuk menekan biaya  perusahaan
• Sebagai dasar Controlling

Demikian penjelasan tentang inventory, semoga bermanfaat untuk rekan - rekan semua dalam menghitung, menekan dan mengontrol  cost











 

CONTROL DESCRIPTION RECEIVING

Control Description Receiving

Tugas receiving  :

• Menerima  semua barang masuk sesuai dengan purchase order atau market list
• Meneyesuaikan invoice dengan purchase order ( jenis barang, quantity,weight,unit price )
• Mengecek kualitas barang ( best before date and expire date,jumlah serta kondisi barang )
• Memastikan kondisi barang yang di terima (  cleanlines, packaging,suhu,Qualitas dsb ) sesuai dengan standar operasional penerimaan barang.
• Menyertakan pihak ketiga / User, pada saat menerima barang  

          Delivery order atau invoice yang diterima harus di tanda tangan dan di stempel oleh staff

receiving serta di tanda tangan oleh  user, hal ini menunjukan bahwa barang telah diterima dengan benar, dan apabila ada perbedaan dalam hal quantity,qualitas serta jumlah barang maka harus di informasikan kepada supplier dan accounting dengan di beri Note pada copy surat jalan atau invoice tersebut.

          Semua delivery order harus dibuat Daily Receiving Report ( DRR ) dan semua document lengkap   (DRR form, surat jalan / invoice, purchase order) di serahkan kepada Cost control untuk di cek, selanjutnya  document tersebut di serahkan kepada Account Payable untuk proses pembayaran.

          Barang yang telah di terima oleh receiving selanjutnya diserahkan ke bagian Store keeper untuk di tempatkan di Store, proses penempatan barang harus sesuai dengan metode First In First Out ( FIFO ) penjelasan mengenai metode FIFO ini akan di bahas pada page selanjutnya.   

    

Objektif / Tujuan

•  Untuk menjamin qualitas,quantitas serta nilai barang yang di beli
•  Untuk memastikan barang yang diterima sesuai dengan Standar operasional penerimaan barang     
  

           Dengan fungsi control yang telah diterapkan ini bertujuan untuk memastikan bahwa semua barang yang diterima sesuai dengan price list, harga kontrak dengan supplier sehingga Cost control dapat mengetahui kenaikan harga serta dapat membantu dalam proses penentuan harga dasar barang tersebut, 

Control Description STORE / WAREHOUSE

        Storerooms adalah tempat menyimpan barang-barang yang telah diterima dan dicek oleh bagian Receiving yang selanjutnya di serahkan ke Storekeeper, ada dua jenis store yang terdapat di sebuah perusahaan ( perusahaan jasa Perhotelan ) yaitu General store dan Outlet store, keduanya mempunyai fungsi yang sama sebagai tempat penyimpanan, yang membedakan hanya dalam hal adminnya,
            Untuk menjamin stock barang di store aman dan terkendali dalam pengelolaannya maka harus ditetapkan peraturan-peraturan sbb :

• Opening hours atau jam buka atau operasional store
• Penyimpanan kunci store dan orang-orang yang punya akses masuk ke store
• Untuk keluar atau masuk barang menggunakan Stock Card
• Setiap barang yang keluar harus menggunakan Requesition Form ( form permintaan barang )
• Requesition form dicontroll secara formal yaitu di sign by Cost control dan Storekeeper serta di approve oleh Outlet / Receiver yang megajukan request barang tsb.
• Menyediakan form expire date or  breakeage apabila ada barang yang kadaluarsa atau rusak.

Hal-hal yang harus di perhatikan dalam penyimpanan barang di store :

• Keamanan store ( dalam posisi selalu terkunci )
• Buat jam operasional / jam kerja untuk melayani kebutuhan outlet
• Gunakan tempat penyimpanan barang yang aman,dan mudah di jangkau seperti rak penyimpanan
• Gunakan prinsip First In First Out ( FIFO ) dalam pegelolaan semua barang

 Pengaturan proses Requesition Transfer antara store

• Dilakukan sesuai dengan  standard operasional yang di gunakan oleh perusahaan ybs
• Gunakan form transfer dan di tandatangani lengkap oleh Head of Departement / user request
• Cantumkan jenis barang yang akan di transfer lengkap dengan Quantity dan Price 

  Penjelasan diatas merupakan Control description dari seluruh job description  receiving dan storekeeper yang harus di awasi oleh Cost control