Reconciliation is the Best strategy

Food,Beverage and Material Reconciliation

Cara yang sangat efektif  untuk mengontrol,menghitung serta menganalisa suatu permasalahan di dalam cost control adalah Rekonsiliasi,  kita semua sudah mendengar atau mengetahui  kata rekonsiliasi, dalam kesempatan ini kita tentukan rekonsiliasi ke dalam  tiga kelompok :

1. Food rekonsiliasi
2. Beverage rekonsiliasi
3. Material rekonsiliasi

• Rekonsiliasi sering di gunakan untuk mengetahui total Pembelian, total Pemakaian dan total Sisa    persediaan atau Inventory ataupun total Penjualan.
• Rekonsiliasi cara cepat untuk mengetahui selisih antara jumlah pemakaian dan penjualan,
• Rekonsiliasi  bisa dilakukan untuk mencegah terjadinya perlakuan kecurangan atau cheating yang dilakuakn oleh oknum karyawan.
• Rekonsiliasi dapat diterapkan di semua outlet atau departement yang menghasilkan revenue atau pendapatan yang menjadikan sumber penghasilan untuk perusahaan,

 Contoh : Food reconciliation untuk kitchen departement

  Food item           Beginning            Incoming/ Requesition            Sales / Consume          Ending

 Sirloin imfort            5 kg                         10 kg                                        ?                           2 kg

Cara untuk mengetahui total sales/ consume yaitu dengan  membandingkan  total penjualan yang ada di system komputer dengan bill /captain order yang di buat oleh petugas cashier,  seharusnya total sales sirloin imfort menurut system dan yang dicatat di bill  harus sama jumlahnya yaitu  13 kg, apabila terjadi selisih harus

di jelaskan alasannya oleh Departement Head ybs, sehingga laporan inilah yang menjadi acuan cost control untuk menghitung atau mengontrol total  cost of ratio.

Cara diatas dapat juga digunakan untuk Beverage  rekonsiliasi atau Material rekonsiliasi tinggal disesuaikan dengan jenis produk atau item ybs.

Demikianlah cara menghitung atau mengontrol barang dengan menggunakan system rekonsiliasi, mudah-mudahan ada manfaatnya untuk kita semua......terimakasih,

       

Cara membuat Purchase Requesition

        Purchase requesition biasanya dibuat oleh Storekeeper atau departement yang bersangkutan yang berisi  tentang permintaan pembelian barang-barang baik untuk store item ataupun direct purchase yang di tujukan kebagian purchasing

Cara membuat Purchase Requesition ( PR ) :

1. Tentukan jenis barang yang akan di request
2. Pisahkan barang barang berdasarkan jenisnya ( Food, Beverage, Material )
3. Tentukan stock on hand  sesuai par stock
4. Tentukan Quantity atau jumlah barang yang di request
5. Jelaskan unit barang  ( Pack, Kg, Can, Ream, Pcs, dsb )
6. Jelaskan harga terakhir pembelian serta supplier barang tsb
7. Tentukan waktu delivery ( urgent atau normal )
8. Lengkapi form PR dengan tanda tangan User atau si peminta barang dan HOD ybs

Contoh form Purchase Requesition blank

Form Purchase Requesition

Prosedur Penyimpanan Barang di Store

        Setelah barang diterima dan di cek oleh bagian Receiving, selanjutnya tugas storekeeper untuk menyimpan barang-barang tersebut di store, untuk menjaga dan memudahkan pada saat keluar masuk barang maka diperlukan Prosedur Penyimpanan Barang yang benar :

• Barang- barang disimpan di store berdasarkan  jenisnya  : Food, Beverage, Material 
• Penempatan barang harus berdasarkan sistem FIFO ( First In First Out ) artinya barang yang terlebih dahulu masuk harus disimpan dibagian depan atau dikeluarkan terlebih dahulu supaya tidak terjadi expire date
• Pergunakan tempat khusus atau rak penyimpanan barang supaya terjaga dan rapi
• Jarak anatara lantai dan rak harus terjaga sekitar 30 cm tingginya  dan jarak antara rak dengan dinding sekitar 25 cm, supaya tidak terjadi kelembaban 
• Ruangan store harus bersuhu dingin supaya kualitas barang tidak cepat rusak
• Store keeper dan Cost control harus mengecek semua barang secara periodik supaya tidak ada barang yang spoilege atau expire date 
• Gunakan cara penghitungan minimum stock pada saat order barang untuk menjaga efisiensi barang        

Klasifikasi Food store

• Frozen food : makanan yang disimpan secara frozen atau membeku dengan suhu  < -18 c,  yang termasuk makanan seperti ini yaitu daging, ayam, ikan  serta makanan lainnya yang memerlukan pembekuan
• Dairy goods food :  Butter, yoghurt, milk, fresh eggs, cheese untuk makanan seperti ini di perlukan store yang mempunyai suhu   < 15 c
• Dry food : makanan kering seperti makanan kalengan, bumbu, atau bahan pembuat makanan, disimpan  di store seperti biasa tapi di perlukan suhu udara yang sejuk supaya tidak cepat rusak
• Fruit & vegetable: jenis makanan ini  harus ditempatkan khusus supaya terjaga kebersihan dan kesegarannya maka di perlukan suhu yang dingin  sekitar 0 - 4 c

Beverage store

        Untuk semua item bevergae diperlukan suhu ruangan atau store yang sejuk  supaya minuman tidak cepat rusak terutama minuman-minuman yang mengandung alkohol

Material store

       Material store biasanya tidak diperlukan suhu yang khusus namun harus dijaga agar barang - barang material tidak berdebu atau lembab ( printing, office suplies, amanities,guest suplies )  dan untuk barang material seperti cleaning suplies dan chemical diperlukan store khusus supaya tidak menimbulkan kontaminasi udara

Tips supaya barang - barang di store tidak hilang dan terjaga kebersihannya :

• Cek keluar masuk barang
• Gunakan stock card untuk catatan keluar masuk barang
• Cek Store requesition setiap hari
• Tentukan hari / jam pengambilan barang untuk semua outlet
• Cek MOD report atau Night manager report jika terjadi pengambilan barang pada saat malam hari
• Bersihkan store setiap hari  sebelum pulang
• Simpan semua kunci store di safety box atau security
• Berdoa dan serahkan semuanya kepada yang maha kuasa agar semuanya aman

Demikianlah  prosedur dan Tips penyimpanan barang di store, semoga menjadi informasi yang bermanfaat bagi rekan - rekan semua,  terima kasih........

Mini-bar Cost Control

         Sebelum membahas lebih jauh tentang minibar, saya akan menjelaskan dahulu tentang posisi minibar

yang merupakan bagian dari departement  Food & Beverage,  keberadaan minibar merupakan salah satu service hotel untuk melayani kepuasan tamu hotel dalam hal penyajian item - item beverage di kamar.  Pendapatan minibar merupakan salah satu revenue hotel yang sangat signifikan, untuk itu sebagai cost control harus bisa menentukan jumlah pemakaian dengan total penjualan actual, untuk itu mari kita bahas bersama-sama tentang minibar cost control  

Tujuan minibar cost control  :

Untuk menentukan metode pengontrollan yang tepat dalam meningkatkan keuntungan bagian minibar

Bagaimana cara meningkatkan keuntungan minibar..? :

• Minibar harus di check setiap hari
• Buat rekonsiliation antara consume dan penjualan actual 
• Pendapatan yang diperoleh dari minibar harus diakui sebagai pendapatan beverage

Cara mengontrol  minibar Cost :

1. Inventory

1. Buat par stock, supaya item yang terjual dapat di isi ulang kembali
2. Cost control harus mengecek secara periodik 
3. Cost control dan F&B manager harus mengecek item - item yang expire date

2.  Control of sales

1.   Laporan penjualan di minibar voucher harus di check oleh night audit untuk di verifikasi 
2.   Cost control harus memverifikasi antara stock yang terjual dengan item yang di request ke store

3. Hitung cost  minibar

1. Tentuan harga penjualan minibar
2. Penjualan actual dan penjualan yang potensial harus di compare dan di check
3. Pada saat loporan inventory akhir bulan  cost of sales di hitung dan di verifikasi lagi

Demikianlah pembahasan kita tentang Minibar cost control, mudah-mudahan dapat bermanfaat bagi kita semua khususnya pengunjung blog ini. terimakasih.....

Belajar Cost Control Beverage

Dalam mengontrol Beverage cost diperlukaan beberapa cara :

1. Menetapkan standarisasi

Standarisasi merupakan faktor yang sangat penting untuk menjamin kepuasan tamu, dalam rangka   menerapkan      standarisasi ada empat konsep yang harus digunakan :

• Standarisasi ukuran minuman : ini di perlukan satu standar yang akurat supaya memudahkan pengonrtrollan sehingga dapat menentukan jenis minuman koktail atau minuman beralkohol.
• Standarisasi ukuran gelas : ukuran gelas yang digunakan harus sesuai dengan ukuran gelas minuman yang standar
• Standarisasi recipe minuman : ini adalah hal yang penting dalam pengontrollan jenis minuman, supaya mendapatkan harga jual yang tepat sehingga diperoleh cost beverage dari masing-masing jenis minuman.
• Standarisasi persediaan : mengontrol stock persediaan harus dilakukan setiap hari agar standar stock persediaan dapat di pertahankan.

2. Potensi nilai penjualan Beverage : 

Jumlah penjualan yang diterima sesuai dengan konsumsi actual pada periode yang bersangkutan.

3. Mereview penjualan Beverage :

Cost control harus memeriksa semua volume  penjualan minuman dengan cara di rekonsiliasi secara konsisten

   

4.Menyiapkan laporan Beverage cost : 

Laporan cost beverage disiapkan berdasarkan pada biaya actual yang di hitung dari data pembelian, store requestion dan hasil inventory

Demikianlah cara-cara supaya kita dapat mengontrol cost beverage, semoga dapat bermanfaat bagi para pengunjung blog belajar cost control,  terimakasih.......

 

Cara membuat Standard Recipe

Tujuan pembuatan  standard recipe :

Untuk menentukan biaya recipe yang akurat pada saat pembuatan menu sehingga  mendapatkan harga jual makanan yang sesuai dengan  food cost.

Pada saat pembuatan standard recipe harus mengikuti :

• Ingredients ( nama barang ) dan Condiments
• Unit atau quantity barang yang digunakan
• unit price dan jumlah porsi
• prosedur dan metode memasak 

Tugas cost control dalam pembuatan standar recipe yaitu menghitung biaya-biaya sbb :

• Menentukan biaya perunit dan jumlah biaya untuk masing-masing barang yang digunakan
• Menentukan harga jual per porsi
• Menentukan harga jual yang actual sesuai dengan actual food cost

Hal - hal yang perlu diperhatikan pada saat pembuatan standard recipe :

• Pada saat penentuan harga maka harga yang dipakai adalah harga dasar pembelian
• Memastikan ukuran standard yang digunakan seperti gram, liter dan pieces
• Untuk bahan makanan seperti bumbu tetap dihitung harga perunit dari setiap bahan makanan yang digunakan
• Standard  recipe harus diupdate untuk memastikan jika terjadi perubahan harga

  Setelah standard recipe selesai dibuat selanjutnya di setup oleh bagian IT, untuk dipasang  di sistem outlet cashier dengan menetapkan kode menu dan penjelasan mengenai harga dari semua item.

Daily Receiving Report Control

Prosedur penerimaan barang

       Tujuan dari Daily Receiving Report ( DRR ) adalah untuk memastikan semua barang yang diterima  dicontrol dan dicatat secara teratur.

Daily receiving report dibuat oleh bagian Receiving dengan disertai dokumen - dokumen pendukung yang lengkap :

• Invoice atau delivery order ( surat jalan ) dengan bukti tandatangan receiving staf + user  dan stempel perusahaan
• Purchase order (PO) atau market list order
• Form daily receiving report 

Tugas cost control :

• Pastikan document DRR yang dibuat bagian receiving harus lengkap (PO, invoice, form receiving report)
• Check jumlah dan qualitas barang harus sesuai dengan purchase order atau market list 
• Check harga barang sesuai dengan price list atau harga kontrak dari suplier
• Alokasikan barang berdasarkan kelompok barang yang telah ditetapkan  
• Verifikasi semua data daily receiving report selanjutnya  diserahkan kebagian Account payable untuk proses pembayaran