Receiving Pre Opening Hotel

Hotel Receiving Clerk Job

Setelah sebelumnya di bahas tentang " Store Pre Opening Hotel & Restaurant "  maka selanjutnya yang akan di bahas dalam kesempatan ini adalah tugas dan tanggung jawab seorang Receiving di dalam perusahaan Hotel, khususnya pada saat pembukaan hotel baru atau Pre Opening Hotel,

Receiving merupakan pintu masuknya barang - barang yang di order untuk kebutuhan perusahaan, maka dari itu receiving merupakan bagian penting dalam proses penerimaan semua barang masuk untuk hal itu yang harus diperhatikan adalah quantity, kualitas serta nominal harga barang yang harus sesuai dengan Purchase Order atau Market List.

Standar Operasional dari seorang Receiving adalah menerima dan mengecek barang sesuai prosedur dan selanjutnya barang yang diterima diserahkan kepada Store keeper atau outlet / departemen dari yang memesan barang tersebut.

Tips dari saya kepada bagian receiving dalam hal menerima barang supaya sesuai dengan pesanan khususnya barang yang di order langsung oleh departemen yang bersangkutan caranya adalah :

• Sertakan user atau orang dari departemen yang mengorder barang untuk  mengecek barangnya secara langsung
• Minta tanda tangan dari user tsb sebagai bukti bahwa barang yang di order sudah sesuai dengan standar yang di pesan
• Pastikan semua barang yang di terima harus ada Purchase Order atau Market List terlebih dahulu

Job Description Receiving

• Menerima barang sesuai dengan Purchase Order atau Market List
• Mengecek kualitas dan Quantity barang yang diterima 
• Cek kadaluwarsa atau expire date barang yang diterima
• Membuat laporan Daily Receiving Report ( DRR ) untuk diserahkan kepada Cost control
• Menyerahkan barang yang diterima kepada bagian Store keeper
• Menjaga kebersihan  area receiving 

Cara memposting atau membuat Daily Receiving Report biasanya sudah tersedia di sistem apabila hotel yang bersangkutan sudah berjalan atau Running, tapi lain halnya bagi Hotel yang baru Pre Opening biasanya belum ada sistem pengolahan data barang yang permanen  sehingga data pembelian di buat dalam format / sistem excel  yang selanjutnya bisa di export ke sistem yang sudah permanen.

Fungsi dari Sistem Inventory dalam format Excel ini adalah sebagai tempat penyimpanan data barang - barang yang sudah di terima  yang bersipat sementara sebelum pihak perusahaan menggunakan sistem yang permanen.

Demikian sekilas info tentang tugas dan tanggung jawab seorang Receiving di sebuah perusahaan jasa perhotelan atau restaurant khususnya yang baru Pre Opening  mudah - mudahan bermanfaat bagi Anda  semua.

Cara Menghitung Cost Breakfast Menu

Breakfast Menu Recipe

Brekafast menu merupakan suatu pelayanan atau service  yang di berikan kepada para tamu hotel yang chek in atau tamu hotel yang work in langsung ke hotel, sajian yang di hidangkan pada menu brekafast ini sangat lengkap dan beragam jenisnya biasanya di sajikan dengan sistem buffet.

Setiap hotel tentunya membuat menu brekafast dengan bermacam - macam menu dan tampilan berbeda - beda tetapi intinya semua menu yang disajikan adalah gabungan dari beberapa kategory yang terdiri dari  :

• Salad 
• Maincourse
• Soup
• Cracker  & Crispy
• Dessert
• Fruit
• Coffee,Tea,Milk
• dsb

Dari beberapa menu diatas tadi tentunya harus di prepare terlebih dahulu Recipe menu brekfastnya supaya bisa mengetahui total cost dan  cost of good sold serta selling price beserta preleminary selling price ( tax & service ) yang akan di charge kepada tamu hotel.

Costing Breakfast Recipe

Cara prepare dan menghitung cost menu breakfast :

• Tentukan jenis atau type menu yang akan di sajiakan kepada tamu hotel / para konsumen ( Indonesian food, Oriental, atau Western, dll ) 
• Buat menu berdasarkan kategory diatas 
• Tentukan quantity menu yang akan dibuat berdasarkan jumlah porsi atau pack
• Buat ingredient dan quantity serta isi dengan price cost  
• Hitung semua price cost sehingga menjadi total cost 
• Tambahlkan seasoning 10% dari total cost tadi
• Tentukan Cost of good sold ( 30 % s/d 35 %  ) 

Contoh : Cara Menghitung Cost Breakfast Menu 

 

 

Selain Breakfast Menu Anda juga dapat mengetahui cara  menghitung Lunch dan Dinner Menu di Panduan Belajar Cost Control  

Store Pre Opening Hotel Dan Restaurant

Store Hotel & Restaurant Pre Opening

Sebelumnya sudah di bahas tentang Hotel dan Restaurant Pre Opening bahwa salah satu tugas cost control didalam hotel & restaurant pre opening adalah menetapkan job description Storekeeper, untuk itu dalam kesempatan ini saya akan bahas tentang ruang store ( Store Room ) sebagai tempat penyimpanan barang-barang hotel pada saat pre opening hingga hotel atau restaurant sudah operasional.

Langkah pertama ; yang harus di lakukan adalah men set up atau mengatur ruangan sebagai tempat menyimpan barang - barang milik perusahaan yang nantinya akan digunakan oleh storekeeper untuk mengelola  barang - barang sesuai dengan jenis atau kategory produknya ( Food, Beverage, Material )

Langkah kedua :  sesuaikan kondisi  ruangan  yang tepat baik luas ruanagan, letaknya maupun kondisi suhu yang sesuai dengan barang yang akan di simpan,  Letak store yang bagus adalah jaraknya dekat dengan kantor  receiving dan dekat dengan main kitchen serta restaurant, terutama untuk ruangan Food store dan  ruangan frozzen serta beverage store,   begitu juga suhu ruangan yang bagus harus sesuai standar dimana harus dalam kondisi dingin terutama untuk frozen dan beverage store  supaya makanan dan minuman terjaga kualitas produknya.

Langkah Ketiga :  Maintain barang-barang store supaya teratur dan rapih dengan cara penyimpanan barang yang benar.

Langkah Keempat : Tentukan jadwal / schedule pengambilan barang ke store,

Langkah Kelima :  Sebelum adanya sistem penghitungan yang permanent yang umum digunakan di perusahaan Hotel dan Restaurant  seperti : VHP, Realta dsb,  maka kita bisa menggunakan sistem penghitungan  barang seperti format excel,  tinggal di modifikasi formatnya  sebagai Sistem Inventory dengan format Excel,   yang bentuknya sederhana dan mudah dipahamai oleh siapapun, yang berfungsi sebagai penyimpan data barang masuk dan keluar ( Inventory Store )  

Storekeeper / Store Supervisor jobs 

• Alokasikan barang - barang sesuai dengan kategorinya
• Mencatat keluar masuk barang dengan sistem perhitungan yang benar
• Control barang dari segi kuantitas dan kualitas serta tanggal expire atau kadaluwarsa barang
• Tentukan prosedur pengambilan barang ( store requestion ) 
• Cek dan Inventory store secara berkala
• Menjaga kebersihan area store 
• Menjaga store dengan aman dengan membuat kunci buku kunci  ( key log book ) 

Demikian penjelasan tentang menajemen  store untuk hotel & restaurant pre opening semoga bisa menjadi tambahan ilmu bagi rekan - rekan semua, terutama  bagi yang sedang atau mau bergabung dengan sebuah perusahaan hospitality baru sebagai Team Pre Opening Hotel & Restaurant, terimakasih...

Recipe Costing

Cara Menghitung Cost Recipe 

Pada content sebelumnya Menghitung Menu Cost Recipe sudah di bahas tentang cara menghitung cost recipe dan contoh menunya, fungsi dari menghitung cost recipe ini sangat berguna sekali bagi seorang cost control, karena sebelum perusahaan jasa seperti Hotel & Restaurant berencana melaunching  produk Food & Beverage nya tentunya di tentukan dulu menu beserta cara menentukan harga jual produk tersebut

Perusahaan jasa Hotel & Restaurant yang baru Pre Opening tentunya akan membuat menu recipe yang sangat penting sekali, karena seorang Chef dan Cost control dapat menentukan selling price yang sesuai dengan Recipe Costing dan  akan dijadikan acuan untuk menetapkan harga jual produk Food & Beverage kepada konsumen 

Management Accounting Hospitality

Manajemen Keuangan Hotel

Manajemen keuangan hotel merupakan cara mengelola dan mengatur keuangan hotel secara menyeluruh dari mulai uang masuk ( Revenue ) sampai pengaturan biaya - biaya yang di keluarkan ( Cost ) dengan tujuan agar  proses cash flow keuangan terjaga dengan baik dan opersional perusahaan tetap berjalan sesuai  dengan tujuan yang telah ditetapkan oleh manajemen. 

Ruang Lingkup Manajemen Keuangan Hotel

1. Sumber Revenue Hotel  
2. Income Audit
3. Account Receivable
4. Account payable  
5. Cost controller 

1. Sumber - Sumber Revenue Hotel : Merupakan bagian atau departement hotel yang menghasilkan pemasukan ( Revenue ) untuk hotel  seperti :

• Housekeeping ( Room )
• Food & Beverage
• Laundry
• Bisnis Center 
• Telepon
• Spa & Sauna
• Transport
• Space Rental 
• dll.

2. Income Audit

Setelah mengetahui bagian - bagian yang memberikan revenue untuk hotel selanjutnya bagian income audit mengecek dan menghitung total revenue berdasarkan laporan harian ( Daily Revenue Report ) yang dibukukan sebagai income perusahaan yang disertai dengan laporan Tax & Service  

3. Account Receivable

Bagian Accounting yang bertugas mencatat dan melakukan tagihan - tagihan kepada klien yang menjalankan kegiatan bisnis dan consume di Hotel,  yang sebelumnya sudah dicatat sebagai Revenue hotel yang meliputi :

• Payment cash
• Credit Card
• City ledger 

Semua dari tagihan tersebut akan di simpan dan di bukukan di Bank yang khusus digunakan sebagai lokasi penerimaan semua uang masuk (Account Receivable ) 

4. Account Payable

Kalau sebelumnya yang di bahas account receivable selanjunya adalah bagian Account payable yang bertugas mencatat dan mengelola semua pembayaran dari perusahaan kepada supplier atau vendor pihak ketiga yang berhubungan dengan semua Biaya operasional hotel.

Pembayaran yang dilakukan meliputi biaya - biaya :

• Pembelian untuk operasional hotel ( Purchase hotel )
• Pembayaran Petty cash
• Pembayaran lainnya dengan menggunakan Cheq & Giro

5. Cost Controller

Bagian ini merupakan yang bertugas mengontrol dari semua biaya - biaya yang di gunakan oleh hotel dengan tujuan untuk menghitung dan mengontrol supaya bisa terkendali dan tidak melebihi budget yang telah ditetapkan yang meliputi :

• Expense : biaya yang dikeluarkan tetapi tidak menghasilkan revenue
• Cost : biaya yang dikeluarkan berdasarkan kepada revenue yang diterima oleh hotel

Dari semua transaksi yang dilakukan oleh bagian - bagian tersebut dalam departement Akunting selanjutnya semua data akan masuk dalam General Ledger yang akan untuk di proses oleh Chief Accounting atau Financial Controller yang selanjutnya akan menjadi suatu Laporan Keuangan Perusahaan 

Hotel dan Restaurant Pre Opening

Cost control Hotel  & Restaurant Pre Opening

Pada kesempatan ini saya update content di blog dengan judul " Cost control Hotel & Restaurant Pre Opening " karena berkaitan dengan pengalaman dan kegiatan saya akhir- akhir ini,  pada kesempatan sebelumnya saya sudah menulis di blog ini dengan judul " Cost control Hotel Pre Opening " dan responnya dari pengunjung blog cukup bagus sehingga dua minggu lalu saya di hubungi oleh Management salah satu hotel berbintang di Jakarta yang dalam tahap Pre Opening, untuk mengurusi  tentang proses Receiving, Store, Purchase dan Cost control, dan hasil akhirnya cukup memuaskan meskipun banyak kendala  karena ini pengalaman pertama saya, tapi hasilnya bisa memberikan kontribusi yang terbaik untuk hotel tersebut dalam proses Pre opening menuju Soft opening.

Adapun tugas dan kegiatan yang saya lakukan akan saya share ringkasannya  kepada Anda semua pengunjung blog Belajar cost control, tentang  tugas - tugas yang saya lakukan terbagi kedalam beberapa tahap yaitu :

1. Menetapkan Job Description masing - masing  ( Receiving, Store, Purchasing, Cost controller )
2. Menetukan Sistem administrasi sementara yang digunakan selama proses pre opening
3. Melakukan Proses transfer data  dari sistem sementara ke sistem permanen ( general siitem ) yang selanjunya akan digunakan oleh pihak hotel secara permanen
4. Mereview hasil akhir dari proses kerja selama pre opening masing - masing bagian.           

Dari semua tahapan diatas saya akan coba jelaskan  secara sederhana prosesnya yang meliputi  :

• Memastikan sistem receiving, store dan cost control berjalan baik termasuk peralatan  dan perlengkapan kerja yang di gunakan beserta Sumber Daya Manusia nya meliputi Job description masing - masing yang perlu di mengerti. 
• Mencari dan menentukan supplier hotel yang mau dan bersedia menyuplai barang - barangnya untuk di kirim ke hotel sebagai proses stock dan prepare menuju proses soft opening
• Seting sistem dasar untuk proses adminitrasi sebagai file dan penghitungan data sementara sebelum di transfer ke sistem permanen yang akan di gunakan oleh perusahaan jasa perhotelan dan restaurant pada umumnya   seperti : VHP, Realta atau Rhapsaody dsb,
• Inventory semua barang berdasarkan Sistem inventory sederhana yang meliputi data receiving, data store dan Cost control
• Selanjutnya kelompokan barang - barang berdasarkan kepada barang - barang stock inventory dan barang - barang expend yang akan menjadi aset perusahaan.
• Menentukan budget cost untuk produk Food & Beverage, termasuk budget cost pembuatan Recipe yang akan di upload kedalam sistem permanen yang sudah ditentukan.
• Review dan cek kembali semuanya proses pekerjaan yang sudah dilakukan agar  berjalan seseuai dengan rencana  dan pada saat soft opening semuanya berjalan lancar. 

Demikianlah proses dari pengalaman singkat saya dalam menangani  proses perusahaan jasa Hotel dan Restaurant Pre Opening,  semoga dapat memberikan tambahan ilmu dan pengalaman Anda semua, khususnya bagi Anda yang baru bergabung dalam perusahaan yang baru berdiri yang tentunya akan mengalami proses ini, atau bagi Anda para pengusaha yang berniat membuka hotel dan Restaurant kelas menengah kebawah mudah - mudahan dapat menjadikan referensi.... Terimakasih....

5 Masalah Cost Control Pemula

Management Cost Control

Masalah yang selalu di alami oleh para cost control atau cost accounting yang memegang jabatan baru  di dalam pekerjaannya yaitu belum mengenal tentang dasar - dasar cost control dan job description  cost control, sehingga banyak dari para subcriber " Belajar Cost control " yang berkonsultasi atau bertanya langsung, dan diantara masalah - masalah yang di hadapi meliputi :

1. Cost Control Job Description  : Dasar - dasar pekerjaan untuk menjadi seorang cost control ini kadang belum di ketahui dan di mengerti  oleh para cost control & cost acounting yang baru memegang posisinya di Departement Accounting
2. Multi function Jobs : Pada saat mereka menempati posisi sebagai Cost control, pada umumnya mereka belum mengerti tugas & tanggung jawab  bagian lain di departemennya seperti : Receiving, Storekeeper dan Purchasing yang sangat berkaitan langsung dengan tugas dan pekerjaan seorang cost control, mungkin bagi Property Hotel & Restaurant yang menjalankan sistem Multi function dimana 1 orang staff harus  meng handle 3 atau 4 Pekerajaan sekaligus  ( 1 ways 4 Jobs ) tidak akan bermasalah bagi seorang cost control tapi lain halnya jika mereka yang baru masuk  dan langsung menempati posisi cost control atau pengalamannya hanya seputar cost control saja tentu ini yang bermasalah, untuk itu tidak ada salahnya Anda bisa mengerti pekerjaan lainnya seperti diatas
3. Cost Reduction : Cara menekan biaya dan sumber - sumber apa saja yang bisa membuat cost tinggi ini yang belum banyak di mengerti oleh para cost control baru, seperti : Cara memilih Supplier hotel  untuk mendapatkan harga murah, Cara mengontrol Direct Purchase, Control Store Requestion,dsb.
4. Cost Analysis : Cara menganalisa suatu masalah apabila terjadi perubahan atau pergerakan cost yang berbeda dengan target budget cost yang sudah di tetapkan  atau perubahan biaya - biaya lain di dalam pekerjaan cost control.
5. Inventory :  pada saat stock taking atau inventory akhir bulan, banyak dari para cost control pemula yang belum mengerti Cost Allocation ( Chart Of Account ) serta bagaimana proses dari semua kegiatan inventory yang dijalankan akan menjadi suatu laporan journal Inventory yang menjadi hasil akhir dari kegiatan inventory yang datanya  akan di laporkan kepada atasannya,  itu bisa di sebabkan karena mereka sebelumnya belum mengenal dasar System Inventory , sehingga pada saat langsung masuk kedalam software sistem inventory yang sistematis  mereka akan kewalahan atau kurang siap.

Masalah yang di jelaskan diatas merupakan bagian dari semua permasalahan yang ada di Cost control, akan ada banyak masalah lainnya yang  di hadapi dalam pekerjaan dan pasti akan dialami oleh siapa pun tak terkecuali oleh  para cost control yang sudah berpengalaman sekalipun,  dengan seiring waktu dan pengalaman semua masalah pasti akan bisa diatasi, asalkan kita harus selalu meng update ilmu dan terus belajar untuk bisa sukses dan bisa berkarier di bidang Perhotelan

Harapan penulis, mudah - mudahan dengan mengupdate judul 5 Masalah Cost control Pemula ini bisa menambah wawasan dan mengantipasi masalah - masalah tersebut sehingga menjadi seorang cost control yang sukses... Amiiiinnnn.....