Financial Chart Of Account

Setelah saya menjelaskan mengenai  Cost control pre opening maka selanjutnya tugas lain dari seorang cost control yang sangat penting ketika pada saat menjalankan Stock taking yaitu penempatan dan pengalokasian semua biaya dengan cara mengetahui tentang pos atau lokasi biaya atau disebut juga dengan Chart Of Account ( COA )

Dengan mengetahui pengalokasian biaya yang sesuai dengan tempatnya masing - masing sesuai standar yang sudah ditetapkan oleh perusahaan maka akan lebih mudah bagi  financial controller dalam membuat laporan keuangan..

Chart of Account di buat untuk memudahkan penggunanya sehingga banyak jenis dan beragam macamnya sesuai dengan jenis perusahaan masing - masing, karena Chart of account perusahaan dagang dan perusahaan jasa tentunya berbeda tetapi fungsinya sama yaitu untuk mengalokasikan semua biaya - biaya  serta transaksi - transaksi laporan keuangan lainnya di dalam perusahaan.

List Chart Of Account

Di dalam Tabel Chart of Account terdapat beberapa bagian list atau kolom seperti :

Nomor Chart Of Account : berisi nomor yang sudah ditetapkan sebagai lokasi  penempatan semua transakasi, nomor bisa di buat sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan yang bersangkutan  

Description atau keterangan dari jenis transaksi yang sudah disesuaikan dengan nomornya 

Account type :  jenis account dari jenis laporan keuangan ( Balance sheet atau Income statement )

Kolom Debit / Kredit : untuk menempatkan semua transaksi dalam  journal laporan keuangan apakah di tempatkan sebagai sisi Debit atau Kredit  

Sample Chart Of Account 

Pada kesempatan ini saya akan memberikan sample atau contoh Chart Of Account dari sebuah perusahaan jasa perhotelan, yang nantinya bisa Anda modifikasi sesuai dengan kebutuhan di perusahaan Anda masing - masing.

Anda bisa chek juga Fungsi dari Chart of Account ini pada sebuah Aplikasi Akuntansi yang bisa memberikan informasi tentang alokasi dari seluruh transaksi keuangan di suatu perusahaan seperti pada contoh gambar di bawah ini :  

Chart Of Account Aplikasi Akuntansi

Silahkan Download  Sample Financial Chart Of Account  untuk Anda dengan cara Klik link Downloadnya...!

Download Chart Of Account

Cost Control Hotel Pre Opening

Cost Control Job Description

Setelah sebelumnya saya membahas tentang ( Receiving,Storekeeper,Purchasing Hotel Pre Opening ) sekarang tiba waktunya untuk membahas tentang bagian utama dari pembahasan ini yaitu : Cost Control Hotel Pre Opening, dimana semua yang sudah dijelaskan sebelumnya adalah bagian   dari tugas atau job description dari cost control. 

Berikut adalah ulasan dari Cost control Job description :

• Memimpin dan mengawasi tugas dan tanggung jawab dari Receiving dan Storekeeper ( Supervise Receiving & Storekeeper  )
• Mengontrol, Menghitung dan Menekan semua biaya operasional dari perusahaan  
• Membuat Laporan Cost control  ( Daily Flash Cost Report )
• Bekerja sama dengan bagian purchasing dalam mengontrol harga dari supplier
• Mampu bekerja sama dengan departement lain dalam rangka fungsi control manajemen
• Menjalankan Stock take atau inventory setiap akhir bulan
• Membuat laporan cost control / Cost control journal report untuk keperluan Financial controller 

Cost Control Management 

Cost control manajemen atau cara mengatur dan mengontrol biaya merupakan cara bagaimana supaya semua biaya di kontrol dengan benar sesuai dengan standar operasional yang sudah ditetapkan agar tidak terjadi over cost budget, maka untuk itu diperlukan cara - cara sbb :

• Hitung dan control semua biaya pemakaian operasional perusahaan
• Cek Pemakaian / Consumption dari setiap departemen    
• Kalkulasikan setiap biaya yang digunakan dengan pendapatan / revenue yang diterima
• Buat laporan daily flash cost ( laporan Cost harian ) guna mengetahui  pemakaian total biaya lebih cepat
• Bekerja sama dengan  departemen terkait dalam hal menekan biaya pemakaian
• Tetapkan cost allocation sesuai dengan Standar Chart Of Account ( COA ) yang sudah di tetapakan 
• Tetapkan Cost of Good Sold ( COGS ) dari setiap produk yang akan dijual
• Menjalankan Inventory sebagai fungsi control dari  perusahaan 
• Buat journal laporan cost control setiap bulan  untuk mengetahui Profit and Lost ( P&L )

Inventory Cost Control

Kegiatan penghitungan stock atau Inventory bisa dijalankan oleh seorang cost control secara periodik, bisa berupa harian, mingguan atau bulanan,  alangkah baiknya bisa dilakukan secara terjadwal  sesuai dengan kebutuhan dan kondisi dari perusahaan. karena proses pengecekan yang dilakukan oleh cost control di general store atau outlet store merupakan fungsi dari Inventroy control.

Proses Inventory cost control  ini berfungsi untuk  :

1. Mengetahui Stock barang yang tersedia 
2. Mengetahui Total pemakaian barang
3. Mengetahui barang - barang yang rusak atau hilang
4. Mengetahui barang yang tidak terpakai atau slow moving
5. Mengontrol dan menekan biaya 

Inventory cost control bisa dijalankan dengan melalui sistem yang sudah disediakan oleh perusahaan atau juga melalui sistem manual sesuai dengan kondisi perusahaan masing - masing. 

Purchasing Hotel Pre Opening

Purchasing Jobs

Purchasing merupakan bagian penting dalam sebuah bisnis atau usaha hospitality atau jasa Hotel & Restaurant, karena perannya sangat dibutuhkan untuk pembelian dan pengadaan barang-barang semua kebutuhan perusahaan supaya semua operasional berjalan dengan baik.

Job description dari purchasing adalah :

• Mencari dan Menentukan supplier yang berkualitas
• Membeli dan menjalankan proses pengadaan barang untuk keperluan perusahaan
• Melakukan negosiasi atau kontrak harga dengan para supplier
• Membuat Purchase Order ( PO )
• Maintaint semua kebutuhan perusahaan

Purchase Order

Salah satu jobs description purchasing adalah membuat purchase order yaitu membuat dokumen pembelian barang yang di pesan oleh bagian Store atau departement lain, untuk di jadikan sebagai alat bukti order barang yang syah yang akan di berikan kepada supplier sebagai bukti pemesanan atau pembelian barang

Hal - Hal  yang harus diperhatikan  dalam pembuatan Purchase Order ( PO )

• Tanggal pembuatan PO
• Harus berisi nama barang,jumlah dan  quantity serta harga barang yang benar
• Alamat serta kontak person dari supplier harus jelas
• Term of Payment ( jangka waktu pembayaran ) harus jelas ( 2 minggu ,1 Bulan atau  3 Bulan )
• Harus mencantumkan maksimal 3 vendor supplier dari masing-masing barang yang akan di order
• Harus dilengkapi dengan tanda tangan dari Purchasing, Head Of Department  ( HOD ) yang bersangkutan, Financial Controller serta General Manager   

Purchasing Power

Seperti dijelaskan diatas bahwa bagian purchasing merupakan bagian yang sangat penting dalan sebuah perusahaan karena berawal dari purchasing inilah semua biaya- biaya pembelian barang dapat dikendalikan yaitu dengan cara mempunyai kekuatan tawar menawar yang kuat ( Bargainning Power ) dengan para supplier sehingga pihak perusahaan tidak di rugikan, untuk itu seorang purchasing harus mempunyai kontrak harga atau price list dari para supplier.

Purchasing System

Sistem yang biasa digunakan oleh bagian purchasing dalam penginputan data atau pembuatan PO hampir sama dengan sistem yang biasa digunakan bagian lainnya di departement Accounting,  semua tergantung dari vendor pengelola sistem yang akan di pergunakan oleh pihak perusahaan ( VHP, Rhapsaody, dsb )

Software Purchasing 

Banyak Software  purchasing yang digunakan oleh berbagai perusahaan dari yang sistematis hingga yang manual semua tergantung biaya  yang digunakan dan kebutuhan perusahaan, untuk perusahaan kelas atas atau menengah tentunya sangat perlu sekali mempunyai sistem atau software yang berkualitas  meskipun harganya mahal tidak masalah, tetapi untuk perusahaan kecil atau perseorangan tentunya  sangat berat bila membeli atau kontrak dengan vendor  yang menjual sistem yang berkualitas tadi karena tidak sebanding dengan pendapatan yang diperoleh, untuk itu perlu sekali menggunakan sistem manual yang berbasis Manual Inventory Excel yang dapat mencatat data pembelian barang, penghitungan serta inventory barang dan juga menyajikan  journal cost setiap akhir bulan ( khusus untuk penghitungan Food & Beverage ) 

Demikian penjelasan singkat dari saya tentang Purchasing Hotel Pre Opening, mudah-mudah dapat menambah wawasan Anda semua dalam belajar Accounting perhotelan atau yang sedang bekerja di perusahaan jasa perhotelan  dan juga para pengusaha yang berencana membuka perusahaan jasa Hotel & Restaurant, semoga bermanfaat dan terima kasih......

Receiving Pre Opening Hotel

Hotel Receiving Clerk Job

Setelah sebelumnya di bahas tentang " Store Pre Opening Hotel & Restaurant "  maka selanjutnya yang akan di bahas dalam kesempatan ini adalah tugas dan tanggung jawab seorang Receiving di dalam perusahaan Hotel, khususnya pada saat pembukaan hotel baru atau Pre Opening Hotel,

Receiving merupakan pintu masuknya barang - barang yang di order untuk kebutuhan perusahaan, maka dari itu receiving merupakan bagian penting dalam proses penerimaan semua barang masuk untuk hal itu yang harus diperhatikan adalah quantity, kualitas serta nominal harga barang yang harus sesuai dengan Purchase Order atau Market List.

Standar Operasional dari seorang Receiving adalah menerima dan mengecek barang sesuai prosedur dan selanjutnya barang yang diterima diserahkan kepada Store keeper atau outlet / departemen dari yang memesan barang tersebut.

Tips dari saya kepada bagian receiving dalam hal menerima barang supaya sesuai dengan pesanan khususnya barang yang di order langsung oleh departemen yang bersangkutan caranya adalah :

• Sertakan user atau orang dari departemen yang mengorder barang untuk  mengecek barangnya secara langsung
• Minta tanda tangan dari user tsb sebagai bukti bahwa barang yang di order sudah sesuai dengan standar yang di pesan
• Pastikan semua barang yang di terima harus ada Purchase Order atau Market List terlebih dahulu

Job Description Receiving

• Menerima barang sesuai dengan Purchase Order atau Market List
• Mengecek kualitas dan Quantity barang yang diterima 
• Cek kadaluwarsa atau expire date barang yang diterima
• Membuat laporan Daily Receiving Report ( DRR ) untuk diserahkan kepada Cost control
• Menyerahkan barang yang diterima kepada bagian Store keeper
• Menjaga kebersihan  area receiving 

Cara memposting atau membuat Daily Receiving Report biasanya sudah tersedia di sistem apabila hotel yang bersangkutan sudah berjalan atau Running, tapi lain halnya bagi Hotel yang baru Pre Opening biasanya belum ada sistem pengolahan data barang yang permanen  sehingga data pembelian di buat dalam format / sistem excel  yang selanjutnya bisa di export ke sistem yang sudah permanen.

Fungsi dari Sistem Inventory dalam format Excel ini adalah sebagai tempat penyimpanan data barang - barang yang sudah di terima  yang bersipat sementara sebelum pihak perusahaan menggunakan sistem yang permanen.

Demikian sekilas info tentang tugas dan tanggung jawab seorang Receiving di sebuah perusahaan jasa perhotelan atau restaurant khususnya yang baru Pre Opening  mudah - mudahan bermanfaat bagi Anda  semua.

Cara Menghitung Cost Breakfast Menu

Breakfast Menu Recipe

Brekafast menu merupakan suatu pelayanan atau service  yang di berikan kepada para tamu hotel yang chek in atau tamu hotel yang work in langsung ke hotel, sajian yang di hidangkan pada menu brekafast ini sangat lengkap dan beragam jenisnya biasanya di sajikan dengan sistem buffet.

Setiap hotel tentunya membuat menu brekafast dengan bermacam - macam menu dan tampilan berbeda - beda tetapi intinya semua menu yang disajikan adalah gabungan dari beberapa kategory yang terdiri dari  :

• Salad 
• Maincourse
• Soup
• Cracker  & Crispy
• Dessert
• Fruit
• Coffee,Tea,Milk
• dsb

Dari beberapa menu diatas tadi tentunya harus di prepare terlebih dahulu Recipe menu brekfastnya supaya bisa mengetahui total cost dan  cost of good sold serta selling price beserta preleminary selling price ( tax & service ) yang akan di charge kepada tamu hotel.

Costing Breakfast Recipe

Cara prepare dan menghitung cost menu breakfast :

• Tentukan jenis atau type menu yang akan di sajiakan kepada tamu hotel / para konsumen ( Indonesian food, Oriental, atau Western, dll ) 
• Buat menu berdasarkan kategory diatas 
• Tentukan quantity menu yang akan dibuat berdasarkan jumlah porsi atau pack
• Buat ingredient dan quantity serta isi dengan price cost  
• Hitung semua price cost sehingga menjadi total cost 
• Tambahlkan seasoning 10% dari total cost tadi
• Tentukan Cost of good sold ( 30 % s/d 35 %  ) 

Contoh : Cara Menghitung Cost Breakfast Menu 

 

 

Selain Breakfast Menu Anda juga dapat mengetahui cara  menghitung Lunch dan Dinner Menu di Panduan Belajar Cost Control  

Store Pre Opening Hotel Dan Restaurant

Store Hotel & Restaurant Pre Opening

Sebelumnya sudah di bahas tentang Hotel dan Restaurant Pre Opening bahwa salah satu tugas cost control didalam hotel & restaurant pre opening adalah menetapkan job description Storekeeper, untuk itu dalam kesempatan ini saya akan bahas tentang ruang store ( Store Room ) sebagai tempat penyimpanan barang-barang hotel pada saat pre opening hingga hotel atau restaurant sudah operasional.

Langkah pertama ; yang harus di lakukan adalah men set up atau mengatur ruangan sebagai tempat menyimpan barang - barang milik perusahaan yang nantinya akan digunakan oleh storekeeper untuk mengelola  barang - barang sesuai dengan jenis atau kategory produknya ( Food, Beverage, Material )

Langkah kedua :  sesuaikan kondisi  ruangan  yang tepat baik luas ruanagan, letaknya maupun kondisi suhu yang sesuai dengan barang yang akan di simpan,  Letak store yang bagus adalah jaraknya dekat dengan kantor  receiving dan dekat dengan main kitchen serta restaurant, terutama untuk ruangan Food store dan  ruangan frozzen serta beverage store,   begitu juga suhu ruangan yang bagus harus sesuai standar dimana harus dalam kondisi dingin terutama untuk frozen dan beverage store  supaya makanan dan minuman terjaga kualitas produknya.

Langkah Ketiga :  Maintain barang-barang store supaya teratur dan rapih dengan cara penyimpanan barang yang benar.

Langkah Keempat : Tentukan jadwal / schedule pengambilan barang ke store,

Langkah Kelima :  Sebelum adanya sistem penghitungan yang permanent yang umum digunakan di perusahaan Hotel dan Restaurant  seperti : VHP, Realta dsb,  maka kita bisa menggunakan sistem penghitungan  barang seperti format excel,  tinggal di modifikasi formatnya  sebagai Sistem Inventory dengan format Excel,   yang bentuknya sederhana dan mudah dipahamai oleh siapapun, yang berfungsi sebagai penyimpan data barang masuk dan keluar ( Inventory Store )  

Storekeeper / Store Supervisor jobs 

• Alokasikan barang - barang sesuai dengan kategorinya
• Mencatat keluar masuk barang dengan sistem perhitungan yang benar
• Control barang dari segi kuantitas dan kualitas serta tanggal expire atau kadaluwarsa barang
• Tentukan prosedur pengambilan barang ( store requestion ) 
• Cek dan Inventory store secara berkala
• Menjaga kebersihan area store 
• Menjaga store dengan aman dengan membuat kunci buku kunci  ( key log book ) 

Demikian penjelasan tentang menajemen  store untuk hotel & restaurant pre opening semoga bisa menjadi tambahan ilmu bagi rekan - rekan semua, terutama  bagi yang sedang atau mau bergabung dengan sebuah perusahaan hospitality baru sebagai Team Pre Opening Hotel & Restaurant, terimakasih...

Recipe Costing

Cara Menghitung Cost Recipe 

Pada content sebelumnya Menghitung Menu Cost Recipe sudah di bahas tentang cara menghitung cost recipe dan contoh menunya, fungsi dari menghitung cost recipe ini sangat berguna sekali bagi seorang cost control, karena sebelum perusahaan jasa seperti Hotel & Restaurant berencana melaunching  produk Food & Beverage nya tentunya di tentukan dulu menu beserta cara menentukan harga jual produk tersebut

Perusahaan jasa Hotel & Restaurant yang baru Pre Opening tentunya akan membuat menu recipe yang sangat penting sekali, karena seorang Chef dan Cost control dapat menentukan selling price yang sesuai dengan Recipe Costing dan  akan dijadikan acuan untuk menetapkan harga jual produk Food & Beverage kepada konsumen